Qu'est-ce que la cooptation en entreprise ?

Les entreprises mettent en place des programmes de cooptation pour pallier la pénurie de candidats. Ce mode de recrutement participatif est de plus en plus répandu car il présente plusieurs avantages. Mais en quoi consiste la cooptation ? Comment fonctionne-t-elle et quelles en sont les différentes étapes ? Est-elle réservée à certains secteurs d'activité ou aux grands groupes ? Peut-on recommander n'importe quel collaborateur, qu'il soit Cadre ou non ? Quels sont les bénéfices et inconvénients de la cooptation pour l'employeur et les salariés ? Et comment peut-on se faire coopter pour multiplier ses chances de changer d'emploi ?

La cooptation, c’est quoi exactement ?

Définition de la cooptation

La cooptation est un mode de recrutement participatif par lequel l'entreprise permet à ses salariés de recommander une personne en échange d'une récompense, qu'elle soit pécuniaire ou en nature. Les conditions d'attribution ainsi que les modalités de versement de la prime de cooptation sont précisées dans un accord d'entreprise négocié avec le CSE.

Cooptation et piston, c’est pareil ?

Le piston est le fait de recommander une personne pour un emploi en utilisant son influence pour la favoriser. Quand on pistonne quelqu'un, on lui permet de sauter quelques étapes du processus de recrutement.

Il s'agit d'une pratique plutôt courante pour aider les enfants à trouver un stage ou un job d'été dans l'entreprise des parents. Dans ce cas, il est clair que la personne est choisie parce que sa candidature a été présentée et appuyée par un proche.

Mais contrairement au piston, le coopté est évalué et passe par toutes les phases du processus de recrutement, comme le ferait un candidat normal. Le programme de cooptation est public et son application est encadrée par un accord d'entreprise. Ce n'est pas un passe-droit ou une manière de prendre un raccourci pour la personne cooptée.

Le recrutement par cooptation étant une méthode transparente, elle est perçue positivement dans l'entreprise. Pour les salariés, c’est un moyen de gagner une prime et pour l'employeur une solution supplémentaire pour trouver des talents qui se font rares.

Comment se passe une cooptation ?

Le recrutement par cooptation permet à un collaborateur de recommander une personne de son réseau. Cette forme de sourcing (pratique qui consiste à rechercher et identifier des candidats) implique les salariés tout en étant baissant les coûts pour les entreprises.

Elles suivent toutes les mêmes étapes simples :

1. Prenez connaissance des postes concernés
2. Vérifiez les conditions de versement de la prime
3. Confirmez bien son montant (attention à la différence entre le brut et le net)
4. Trouvez une personne correspondant à un profil recherché
5. Soumettez sa candidature selon les modalités prévues dans votre entreprise
6. Attendez que sa candidature soit validée
7. Recevez votre prime en une ou plusieurs fois (si vous êtes toujours éligible)

Si le processus de cooptation est souvent le même (vous recommandez une personne, elle est embauchée, vous êtes rémunéré), vous devez bien vérifier dans le détail les modalités du dispositif.

En cas de démission, par exemple, il n'est pas certain que vous puissiez recevoir la prime. Le paiement n'est pas toujours au même moment selon les sociétés.

Vous retrouverez toutes ces informations dans l'accord d'entreprise.

La cooptation : êtes-vous concerné ?

La cooptation est-elle réservée aux grands groupes ?

Le recrutement par cooptation est ouvert à tout type d'entreprise, quel que soit sa taille, son secteur d'activité ou son chiffre d'affaires.

Cette pratique s'est bien sûr développée dans l'IT (Information Technology) et les ESN (Entreprise de Services du Numérique) pour trouver des ingénieurs informatiques, secteurs en constante pénurie de main-d'œuvre qualifiée en France. Des groupes comme CapGemini Engineering, Sopra Steria, ou CGI ont des programmes de cooptation intéressants. De nombreux forums dédiés à l'informatique ont des catégories réservées à l'emploi où l'on voit souvent des salariés des grands groupes du secteur des NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) faire la publicité des postes à pourvoir, espérant ainsi pouvoir empocher la prime de cooptation.

Ces grandes entreprises en constante recherche de profils difficiles à trouver organisent des Battles pour inciter leurs salariés à présenter des candidats. Une battle est une compétition où les collaborateurs qui en proposent le plus gagnent un prix.

Si la recommandation peut être un puissant levier de recrutement, elle doit être optimisée quand elle est pratiquée dans les grands groupes.

Bien souvent, la cooptation artisanale existe déjà : les collaborateurs déposent une candidature sur le bureau des RH, ou voient l'annonce de l'ouverture d'un post sur un panneau d'affichage dans les couloirs de l'entreprise. Résultat ? Peu de recrutement comme l'indique Charlène HEMERY, ancienne Responsable Talents et Marque Employeur chez Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes (groupe BPCE).

Dans les grands groupes, la digitalisation de la cooptation permet de recevoir beaucoup plus de candidatures. À la BPCE, le chiffre est passé de 40 à 240 CV pour sa région Auvergne Rhône Alpes.

L'Apec a relevé dans son étude des techniques de recrutement des Cadres de 2022 que la cooptation est pratiquée par 45% des PME et 59% des ETI et groupes.

ETAM et Cadres, la cooptation est-elle pour tous ?

Le processus est accessible à tout type de statut de salarié. L'entreprise a la liberté de choisir les postes qui seront ouverts à la cooptation, qu'ils soient ETAM (Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise) ou Cadres. Associée à une difficulté réelle de recruter, la cooptation est pertinente dès que l'entreprise ne parvient pas à trouver de candidats. Le marché de l'emploi Cadres est le plus tendu à l'échelle nationale, mais il ne faut pas oublier certains postes ETAM, tout aussi exposés à la pénurie de talents.

Les métiers du BTP, de la maintenance industrielle et de l'énergie sont particulièrement touchés. Ils manquent surtout de techniciens qualifiés. Colas Nord-Est a lancé unecampagne de cooptation en 2019 pour recruter des chefs de chantier, des conducteurs de travaux, etc.

La cooptation est un dispositif complémentaire à la stratégie de recrutement des entreprises. Si son usage s’est élargi à tous types de profils pour faire face à la pénurie croissante de main-d'œuvre, elle devient un outil incontournable de Talent Acquisition.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles la cooptation ?

Avantages de la cooptation

La cooptation a plusieurs avantages pour les entreprises :

• Elles recrutent plus vite en dépensant moins
• Elles reçoivent des profils intéressants grâce à la recommandation des salariés
• Elles ont accès au marché caché des candidats qui ne sont pas en recherche active
• Elles ont davantage confiance dans les candidatures reçues et sont donc plus ouvertes si la personne n'a pas le profil parfait
• La cooptation est un processus transparent qui implique les collaborateurs dans la vie de l'entreprise, elle améliore la marque employeur

Inconvénients de la cooptation

Un programme de cooptation peut présenter quelques inconvénients :

• Il nécessite une organisation et des moyens supplémentaires pour être bien géré
• Il prend du temps au service RH, surtout si les candidatures présentées ne sont pas bien qualifiées
• Il peut créer un déséquilibre dans l'animation des équipes si trop d'”amis” sont recrutés en même temps
• Il peut donner une mauvaise image de l'entreprise si trop de salariés se lancent à la "chasse à la prime"
• Il ne doit pas se substituer au processus de recrutement
• Il ne doit pas remettre en question les compétences de l'équipe de recrutement

La cooptation doit être bien encadrée pour ne pas se transformer en course à la prime ou en piston systématisé. Les candidatures doivent être centralisées au service RH ou de recrutement.

Si vous présentez un CV directement aux managers, vous prenez le risque de voir une personne reçue en entretien alors qu'elle n'avait pas été retenue par les Ressources Humaines.

Le recrutement par cooptation doit donc être bien organisé et coordonné. Tous les salariés doivent prendre connaissance des règles du dispositif.

La cooptation, bonne idée pour les collaborateurs ?

Avantages de la cooptation pour les salariés

Les avantages de la cooptation en recrutement sont nombreux et ne s'arrêtent pas à la prime.

Avantages pour le coopteur

Le coopteur est le salarié qui propose un candidat à son employeur. Évidemment, il le fait souvent pour toucher la prime de cooptation qui est d'un montant moyen de 1000€ en France.

Si vous participez au programme de recommandation, vous vous engagez dans la vie de votre entreprise. Plutôt que d'être spectateur des décisions de la direction, vous prenez une part active dans l'évolution de votre parcours professionnel.

Avoir la possibilité de choisir son futur collègue crée un sentiment de cohésion plus fort. Nous avons tous vécu ce moment gênant où un nouveau arrive et tout le monde se demande s'il n'y a pas eu une erreur de casting. L’effet se dissipe rapidement quand on apprend à le connaître.

Cette sensation vient du fait que les collaborateurs ne sont pas partie prenante du processus de recrutement. Bien souvent, seuls les RH, le manager et la direction voient les candidats avant qu'ils n'intègrent leur équipe.

Imaginez une entreprise où tous les salariés auraient coopté quelqu’un. Vous auriez un sentiment de groupe plus important, chacun se sentant plus impliqué.

Avantages pour le coopté

La personne recommandée profite également du système de recrutement par cooptation. Les chercheurs d'emploi ont souvent les mêmes difficultés :

• Ils ne trouvent pas assez d'opportunités
• Ils ne connaissent pas bien l'entreprise avant l'entretien
• Ils ne peuvent pas apprécier la culture d'entreprise avant leur premier jour

Et la cooptation permet de régler tous ces problèmes.

Ses avantages sont nombreux pour le coopté :

• Il a accès au marché caché. 41% des offres d'emploi sont invisibles selon cetteétude de Randstad.
• Il peut discuter librement de l'entreprise et en apprécier les valeurs (3e critère le plus important pour 72% des candidats selon une étude d'Ipsos)
• Le salarié peut lui décrire sans langue de bois l'ambiance au bureau et les conditions de travail (2e critère pour 84% des sondés selon la même étude)
• Le collaborateur peut prendre le temps d'expliquer le poste en détail (critère le plus important pour 92% des candidats). Les annonces d'emploi incomplètes récoltent beaucoup moins de CV.
• Le coopté arrive en connaissant déjà quelqu'un. Son intégration sera plus facile, surtout s'il a été recommandé par un proche, ami ou famille.
• Il reçoit un vrai feedback après le processus de recrutement, même s'il n'est pas retenu.

Les risques de la cooptation entre collègues

Mais attention, le recrutement participatif n'est pas sans danger. Si vous pensez partager sur un forum les 150 annonces de votre entreprise en espérant pouvoir empocher une prime, mesurez-en bien les conséquences.

Coopteur et coopté sont liés dans le processus et si la candidature s'avère vraiment mauvaise, le salarié peut en subir les conséquences sur sa carrière.

En effet, si le coopteur présente quelqu’un qui ne correspond pas au profil, ou qui n'est pas bon, il peut se constituer une réputation d'opportuniste qui cherche simplement à gagner de l'argent en profitant du système.

Du côté du coopté, il peut recevoir la pression de la personne qui l'a proposé. Le risque est particulièrement grand si l'entreprise a une culture de performance (équipes commerciales, par exemple) avec des objectifs exigeants et faciles à mesurer.

Si vous pensez recommander quelqu'un, vérifiez bien :

• Les compétences du candidat
• Demandez ses objectifs de performance
• Posez des questions sur la culture de son entreprise et ce qu'il en pense

Si au contraire, vous êtes coopté, pensez à poser les questions suivantes :

• Quelle est la culture d'entreprise ?
• Quels sont les critères de performance ?
• Travaillerez-vous avec la personne qui vous recommande ?
• Quelle est l'ambiance de travail et pourquoi le coopteur l'apprécie ?

Comment se faire coopter ?

Entretenir son réseau actuel

Votre réseau se compose de toutes les personnes que vous connaissez :

• Famille
• Amis
• Collègues
• Anciens collègues
• Connaissances

Bien sûr, si votre démarche n'est pas connue de votre employeur, nous vous déconseillons d'en parler à vos collègues actuels.

Entretenir son réseau, c’est communiquer à toutes ces personnes votre désir de changement professionnel, que vous soyez en recherche active ou simplement en veille.

Elles doivent avoir les informations suivantes :

• Le poste que vous recherchez
• Vos compétences clés
• Votre périmètre géographique de recherche

Nous vous conseillons d'aborder le sujet de votre recherche d'emploi dès que vous verrez chacune de ces personnes. Pour celles que vous n'avez pas l'occasion de rencontrer tous les jours, invitez-les à déjeuner ou à prendre un café.

Quand vous ferez la liste de votre réseau, vous remarquerez sans doute que notre vie est composée de périodes différentes. Vous ne parlez plus aux anciens collègues que vous fréquentiez quotidiennement. Le changement d'entreprise ou de quartier met une distance physique et nous fait prendre d'autres habitudes.

Mais n'hésitez pas à les contacter, vous serez surpris par le nombre qui vous répondra. Privilégiez la vraie rencontre car les échanges sont plus chaleureux et plus marquants qu'un rapide coup de téléphone.

Ne demandez pas à quelqu'un de penser à vous pour un poste, cela n'est pas attractif. Proposez à la personne de reprendre contact. Vous aborderez le sujet de votre recherche quand elle prendra de vos nouvelles. Cela ne vous met pas dans une position de demandeur, ce qui peut mettre les gens mal à l'aise.

Ne faites pas de votre recherche le thème du rendez-vous, parlez de tout et de rien.

Créer un réseau professionnel

Maintenant que vous avez réactivé votre réseau, il est temps de le développer avec de nouvelles connexions.

Votre objectif est de créer autour de vous un groupe de personnes qui pourront vous aider professionnellement.

Dans ce réseau, vous retrouverez trois profils :

• Les pairs : ils font le même métier que vous dans d'autres entreprises
• Les décideurs : ils sont managers, RH, DG, etc., et peuvent être amenés à recruter ou à en connaître d'autres
• Les coopteurs : ils travaillent dans un secteur d'activité connexe en contact avec des entreprises susceptibles de vous intéresser

Si vous souhaitez trouver des pairs, vous pouvez consulter différentes ressources :

• Faites une recherche sur LinkedIn par intitulé de poste
• Les communautés sur Internet
• Les groupes Facebook
• Les groupes LinkedIn
• Les alumnis
• Les formations
• Les associations professionnelles

Si vous recherchez des décideurs, LinkedIn est une formidable base de données. Prenez un abonnement Sales Navigator (vous avez un essai gratuit de 30 jours) pour avoir plus de résultats. Vous pouvez aussi rejoindre un réseau d'affaires (BNI).

Les outils numériques sont nombreux, mais vous vous recommandons de privilégier les événements en présentiel :

• Afterwork
• Salons professionnels
• Colloques et congrès
• Foires
• Conventions
• Soirées et cérémonies dans les écoles (beaucoup de décideurs sont invités)
• Jurys d'examen
• Événements organisés ou tenus à la CCI

Si vous cherchez des coopteurs, commencez par les entreprises qui sont en relation avec votre secteur d'activité. Par exemple, si vous êtes commercial, les éditeurs de logiciels CRM peuvent avoir des informations sur des ouvertures éventuelles de poste.

La cooptation en recrutement est avant tout une affaire de réseau. Que vous soyez coopteur ou coopté, restez à l'écoute de ce qui se passe autour de vous. Cette méthode est une opportunité pour les sociétés comme pour les salariés. Bien utilisée, la cooptation est un formidable outil de cohésion d'équipe. C'est un dispositif transparent dont les bénéfices à long terme pour la marque employeur de l'entreprise sont indéniables. Mais c'est aussi une chance pour vous, collaborateurs, qui dépasse largement le montant de la récompense que vous pourrez recevoir.

D'ailleurs, découvrez les 6 erreurs que tous les salariés commettent sur la prime de cooptation.