Référent affaires générales de la faculté de Droit (H/F) Université de Toulon

L'université de Toulon recrute un référent affaires générales de la faculté de Droit (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet

Le référent affaires générales est en charge du secrétariat de direction de la faculté de Droit. Il assure les tâches indispensables au fonctionnement institutionnel et règlementaire de la faculté, prépare et coordonne les évènements propres à l'UFR, est le collaborateur de proximité privilégié de la doyenne. Il travaille au sein d'une direction administrative de 34 personnes et d'une équipe plus resserrée en charge de la gestion et scolarité pédagogique de la faculté de droit.

Gestion administrative :

• Assurer l'appui à la direction de la composante (Doyen-ne et équipe décanale) en assurant le lien avec la DAS, les équipes pédagogiques, les Directeurs de laboratoires (Conseil de perfectionnement, réunions préparatoires, …)

• Gérer l'agenda du/de la Doyen-ne et des échéances de la faculté (toutes instances et campagnes d'emploi, appui aux recrutements, …)

• Accueillir, informer et orienter les différents acteurs de l'UFR et les partenaires extérieurs (accueil des nouveaux enseignants titulaires et vacataires, facilitateur au quotidien, mise à jour des contacts protocolaires…)

• Préparer les conseils d'UFR et les réunions/rédaction des comptes-rendus/suivi institutionnel ; veille des ordres du jour et délibérations des instances centrales

• Assurer la gestion administrative (courrier départ/arrivée, suivi des dossiers/recherche d'éléments de réponse /transmission, gestion et suivi des conventions, instruction et suivi des demandes de saisines disciplinaires)

• Être le référent administratif de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) lors des élections au renouvellement du conseil d'UFR et des laboratoires de l'UFR (Vérifier la conformité de documents : dépôt de candidatures, procuration…), participer aux bureaux de vote.

• Organiser les élections des mandats internes à la Faculté de droit (Doyen, Président de section, Directeur IEJ)

• Être le référent administratif de la Direction des Relations Internationales (Gestion des candidatures à une mobilité internationale, réunions d'information, suivi des étudiants entrants et sortants)

• Être le référent de la Direction du Patrimoine et des Services Techniques (DPST)-PC sécurité et pôle travaux-pour les mises à jour des personnes autorisées pour l'accès au parking et aux bureaux et les demandes de travaux/logistique (e-atal)

Communication :

• Travailler en collaboration avec le service communication de l'Université pour l'UFR

• Assurer l'organisation d'évènements propres à l'UFR (soirée des lauréats, Forum des métiers, conférence des doyens)

• Gérer et suivre les demandes d'occupation du domaine universitaire en lien avec le service communication / gestion de la réservation de la salle du Conseil

• Diffuser des documents et d'informations (Intranet nuxéo, site Internet de la Faculté de droit, Moodle, réseaux sociaux, écrans connectés)

• Mettre à jour des informations sur le site Internet de l'UTLN en lien avec la DSIUN

Contraintes particulières :

Forte diversité des tâches à réaliser et des interactions. Disponibilité importante nécessaire lors de la préparation

des manifestations et des conseils de l'UFR. Proximité de travail essentielle avec le/la doyen/doyenne de l'UFR et

la directrice administrative du campus.

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DAS PI - UFR Droit - Campus de Toulon

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des TCH

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556,18 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 01/11/2024

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac

Une connaissance du milieu universitaire et du travail de secrétariat de direction est un plus

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative et de secrétariat de direction

• Fonctionnement administratif universitaire

• Organisation et des missions d'un EPSCP

Compétences opérationnelles :

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Techniques de communication, orale et écrite

• Techniques d'élaboration de documents, mise en forme, reproduction et diffusion

• Travailler en équipe

• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

• Prioriser ses activités/gestion des délais

Compétences comportementales :

• Rigueur/Fiabilité

• Autonomie

• Disponibilité

• Discrétion/Sens politique

• Sens de l'organisation

• Sens relationnel

• Faire face aux imprévus

Date limite de candidature : 11/10/2024

Pluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations.

Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».