Responsable du pôle gestion des enseignements (F/H) Université de Toulon

L'université de Toulon recrute un responsable du pôle gestion des enseignements (F/H) au sein de la direction administrative de site campus formation (DASCF) - Poste temporaire ouvert dans le cadre d'un CDD à temps complet.

Sous la responsabilité directe du directeur administratif de site, le responsable du pôle gestion des enseignements supervise l'activité du gestionnaire des enseignements et des gestionnaires emplois du temps.

Il pilote et gère, par le biais de tableaux de bord, les heures d'enseignement des offres de formation des UFR LLSH, STAPS et Sciences et Techniques.

Il assure également une gestion administrative de proximité quant aux recrutements des enseignants (titulaires, vacataires, contractuels) et des emplois étudiants.

Activités principales:

Encadrement du gestionnaire des enseignements et de 5 gestionnaires emplois du temps : supervision, contrôle, coordination de l'activité au regard des calendriers universitaire et RH.

Appui au pilotage et gestion de l'offre de formation des 3 UFR LLSH, STAPS et Sciences et Techniques :

• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des heures d'enseignement,

• Contrôler et analyser les données relatives aux heures d'enseignement,

• Gérer les heures d'enseignement dans l'outil dédié (SAGHE) : saisie des heures d'enseignement, puis contrôle mensuel pour certification,

• Gérer les services des enseignants titulaires et contractuels.

Gestion administrative de proximité :

• Alimenter le tableau de suivi du potentiel enseignant des 3 UFR,

• Suivre les recrutements des enseignants titulaires et contractuels (ATER, doctorants avec et sans enseignement, contractuels et vacataires),

• Instruire les dossiers de recrutements d'enseignants vacataires,

• Assurer le suivi des services des enseignants en fonction de l'activité (CMO, CLM, mise à disposition entrante/sortante, délégation, décharge, CRCT),

• Suivre les recrutements des emplois étudiants et les contrats jusqu'à la mise en paiement des heures effectuées dans GEHENNE.

Supervision et coordination des emplois du temps :

• Gérer les emplois du temps en collaboration avec les agents et les enseignants sur Hyperplanning,

• Assurer la maintenance de premier niveau liée à l'utilisation de l'outil Hyperplanning et formation des agents,

• Gérer la base Hyperplanning pour les 3 UFR permettant une mise à jour des diplômes et matières déversés de l'application APOGEE,

• Assurer la coordination des réservations des salles de cours de l'ensemble des bâtiments de la DAS CF,

• Coordinateur HP de proximité au sein de la DAS et interlocuteur de l'administrateur HP UTLN.

Contraintes particulières :

Encadrement de 6 agents

Rythme de travail soutenu à la rentrée et à la fin de l'année universitaire

Polyvalence des activités

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DAS CF - Pôle gestion des enseignements - Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556,18 €

Date de prise de fonctions souhaitée : dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Connaissances :

• Mode de fonctionnement des EPSCP

• Connaissance des différents statuts des enseignants

• Connaissance spécifique en matière de réglementation des vacataires

Compétences opérationnelles :

• Animer une équipe et gérer des conflits

• Organiser, alimenter, mettre à jour des tableaux de bord relatifs à la gestion

• Travailler en équipe et en transversalité avec d'autres services et directions

• Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints

• Respecter et mettre en œuvre des procédures et des règles

• Savoir analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

• Gérer la confidentialité des informations et des données

• Utiliser le pack office et maîtrise du logiciel Excel

• Connaissance et utilisation de logiciels ou applications métiers (hyperplanning, SAGHE, GEHENNE...)

Compétences comportementales :

• Autonomie

• Sens de l'organisation

• Rigueur / Fiabilité

• Sens relationnel, communication

• Réactivité

• Discrétion

Date limite de candidature : 25/09/2024

Pluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».