Responsable du pôle secrétariat du département Génie Biologique (H/F) Université de Toulon

L'université de Toulon recrute un responsable du pôle secrétariat du département Génie Biologique (F/H) au sein de la direction administrative de site IUT (DAS IUT) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet.

Le responsable du pôle secrétariat de département informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.

Responsable du secrétariat du département :

• Encadrer et coordonner les activités du secrétariat conformément aux directives du chef de département.

• Assurer, auprès du chef de département, la coordination et la gestion de l'ensemble des tâches administratives du département.

• Participer aux Conseils de Département et rédiger les comptes rendus.

• Être le « référent indicateur » pour le département : vérifier, contrôler et transmettre les données nécessaires au pilotage aux services généraux de l'IUT.

• Suivre l'exécution budgétaire, en lien avec le service financier de l'IUT

Gestion de scolarité pédagogique :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, des intervenants et des enseignants.

• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.

• Réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié.

• Être en appui aux responsables pédagogiques et aux présidents de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).

• Saisir les notes et éditer les PV de jurys.

• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.

• Assister aux sous commissions et élaborer les comptes rendus.

• Participer aux conseils de perfectionnement et rédiger les comptes rendus.

• Participer au suivi pédagogique des étudiants (stages en entreprise et à l'étranger, orientation, mise en rapport avec les enseignants, réception des mémoires et organisation des soutenances).

• Mettre à jour les emplois du temps sur HYPERPLANNING

Gestion administrative :

• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité.

• Gérer les plannings.

• Gérer le courrier, la messagerie.

• Organiser et alimenter les bases de données.

• Élaborer des tableaux de bord liés à l'activité.

• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures,…

• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe

• Organiser le classement d'un fond documentaire.

Contraintes particulières :

Être disponible pendant les temps forts de l'année universitaire (recrutement, inscription, jurys)

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DEVE - Scolarité - Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 1 du corps des technicien de recherche et de formation

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556,18 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2024

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative de secrétariat

• Réglementation encadrant le cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositif d'accompagnement,…)

• Connaissance des outils APOGEE, eCandidat, HYPERPLANNING

Compétences opérationnelles :

• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine de formation.

• Maîtriser les logiciels bureautiques courants.

• Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail,…)

• Maîtriser les techniques rédactionnelles (compte rendu de réunion,etc.).

• Analyser, hiérarchiser les demandes d'information.

• Gérer la confidentialité des informations et des données.

• Travailler en équipe.

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

• Savoir rendre compte.

• Gérer la confidentialité des informations et des données.

Compétences comportementales :

• Sens de la communication et du dialogue.

• Sens de l'organisation

Date limite de candidature : 28/07/2024

Pluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».