Secrétaire Technique (h/f) ADECCO

Notre client recherche pour son site de Saint Grégoire (35), un(e) Secrétaire Technique (h/f)

Poste en CDI

Possibilité de temps partiel

En relation directe avec le responsable d'agence et les ingénieurs, vous avez en charge :

• Assure l'accueil physique et téléphonique de l'agence ;

• Enregistre et trie le courrier entrant de l'agence ;

• Gère le transfert du courrier à destination du siège ;

• Enregistre les sollicitations et les commandes ;

• Saisi les devis, valide les commandes et établi les factures sur le logiciel de gestion commerciale ;

• Retourne les ordres de services ou tout autre document relatif à une commande après validation des chargés d'affaires ;

• Réalise les avoirs et les refacturations ;

• Met en forme les devis, les rapports, les courriers, les notes, les comptes-rendus, etc. sur traitement de texte ;

• Met en forme les annexes des livrables sur les logiciels ad-hoc (coupes des sondages, plans, cartes, feuilles de calculs, etc.) ;

• Organise et suit la diffusion des documents pour les relectures et les corrections ;

• Assure la mise en forme définitive des livrables ;

• Gère la diffusion des devis, des courriers, des rapports ou autres livrables, ainsi que des factures au client ;

• Prépare les dossiers de réponse aux appels d'offres et gère le dépôt sur les plateformes dématérialisées ;

• Assure le dépôt des factures sur les plateformes dématérialisées ;

• Gère le courrier sortant et l'enregistre si besoin ;

• Assure du bon ordonnancement des fichiers informatiques ;

• Gère le tri des documents du projet avant l'archivage ;

• Prépare les éléments pour les demandes de déclarations préalables et les attestations nominatives, et en assure le suivi ;

• Prépare le tableau de relances commerciales à la demande du responsable d'agence, et le met à jour du retour des ingénieurs chargés d'affaires ;

• Réalise les tâches courantes de secrétariat (classement, reprographie, …) ;

• Gère le réassort des commandes des fournitures pour l'agence avec l'aval du responsable d'agence

• Assiste le responsable d'agence dans la relation avec les prestataires externes d'entretiens, de réparations et de maintenance des locaux de l'agence.

• Diplômé(e) en secrétariat ou expérience acquise à ce poste ;

• Sens du service client et du travail en équipe

• Rigueur, dynamisme, organisation ;

• Maitrise de l'orthographe et de la conjugaison ;

• Maitrise des logiciels informatiques bureautiques et des logiciels métier

• Maitrise de l'utilisation d'un transcripteur.