Secrétaire pédagogique de formations en alternance Nantes Université

• Localisation : Nantes - campus Lombarderie

L'agent sera intégré au plus près de la responsable de formation MIAGE (Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion d'Entreprise) et de l'équipe pédagogique au sein au département informatique. L'agent fera partie intégrante de l'équipe de formation (env. 12 personnes) et aura différents interlocuteurs : les autres assistantes du département informatique, le service de scolarité, le service Formation Continue et Alternance (FOCAL), mais aussi les étudiants alternants, les entreprises les accueillants, les fournisseurs, etc.

Missions :

Ce poste consiste à assister la responsable de la formation MIAGE (Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion d'Entreprise) et son équipe pédagogique, formation portée par le département informatique de l'UFR Sciences et Techniques dans les différentes missions pédagogiques, financières et administratives liées à l'alternance.

Vous ferez partie intégrante de l'équipe pédagogique et participerez aux différents bureaux pédagogiques de la formation.

Ces différentes missions nécessitent d'échanger avec de nombreux interlocuteurs et reflètent une diversité de tâches réparties sur différentes périodes dans l'année.

Activités principales :

• Secrétariat pédagogique de la formation

  • Aide dans l'élaboration des emplois du temps de la formation, des calendriers de l'alternance

  • Gestion des modifications à apporter dans les emplois du temps tout au long de l'année

  • Organisation des soutenances d'alternance (planning / convocation maitre d'apprentissage - étudiant / accueil …)

  • Participation à la vie et l'de la formation (bureau MIAGE / conseil de perfectionnement / jurys de recrutement / réunion avec les délégués)

• Gestion pédagogique des enseignants vacataires et permanents

  • Réception, contrôle et saisie des dossiers vacataires (logiciels OSE)

  • Gestion des UEs de la formation MIAGE (D2SUP)

  • Suivi des heures réalisées (vacataires et enseignants)

• Gestion du tutorat d'alternance et des stages

  • Recueil des informations liées à l'alternance (maitre d'apprentissage / entreprise / missions)

  • Gestion pédagogique des alternants (encadrement, jury, etc.)

  • Diffusion d'informations et documents pédagogiques aux tuteurs enseignants, maitres d'apprentissage et étudiants

  • Gestion des ordres de missions des tuteurs enseignants

  • Gestion des stages de L3 MIAGE (planning, réservation de salles, organisation, etc.)

• Gestion budgétaire

  • Contribution au suivi des budgets de formation

  • Recueil des besoins de commandes et validation avec la responsable de formation

• Événementiel, Communication autour des formations

  • Aide dans l'organisation des différents événements liés à la formation : FORUM MIAGE, Remise des diplômes, conférence métiers, etc. : réservation des locaux, démarches administratives auprès des différents services, commandes (reprographie, déjeuner, etc.)

  • Gestion de la boite mail formation, réseaux sociaux, documents de communication

  • Communication auprès des étudiants (informations EDT, d'organisation, etc.)

• Gestion des recrutements des étudiants

  • Préparation et organisation des jurys d'admissions

  • Suivi des candidatures - message d'informations sur la rentrée

  • Organisation des entretiens avec les candidats, accueil de ceux-ci

• Formation et/ou qualification : Bac + 2/3 minimum

• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Dispositifs de formation initiale et continue

• Techniques de gestion administrative et budgétaire

• Technologies de l'information et de la communication (TIC)

• Techniques de présentation écrite et orale

Savoir-faire opérationnels :

• Mettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion

• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances

• Concevoir des procédures de gestion des activités de formation

• Appliquer des procédures et des règles

• Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être :

• Organisation, autonomie, rigueur, anticipation

• Esprit d'initiative

- Capacité de travail en équipe

- Savoir informer et rendre compte

Consultez la fiche de poste complète ici

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