Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - 100% - Direction des ressources humaines et des relations sociales Hôpitaux Universtaires de Strasbourg

La Cellule de Coordination des Secrétariats Médicaux assure plusieurs missions principales :

• La réalisation d'études organisationnelles des secrétariats médicaux

• La participation à / le pilotage de projets institutionnels transversaux

• La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales)

• La responsabilité de l'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)

Missions et activités principales

Missions principales

Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données médico-administratives du patient en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

• Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité

• Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité

• Encadrement d'équipe, gestion et développement des personnels

• Formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application

• Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles.

• Organisation, coordination, supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur, de l'unité

• Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements

• Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes

• Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité

• Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting

Activités

Réalisation, mise en œuvre et suivi des études organisationnelles relatives aux secrétariats médicaux :

• Pilotage des études organisationnelles

Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine compétence :

• Cellule d'identito-vigilance.

• Commission des usagers.

• Groupes de travail relatifs à la mise en place de nouveaux outils

Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des Secrétaires Médicaux(cales) :

• Gestion des effectifs

• Gérer et actualiser les tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)

• Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH

• Accompagnements individuels et collectifs

• Gestion du service de Compensation et de Suppléance Administratif

• Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales

• Participation aux jurys d'examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies

L'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :

• Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale

• Entretiens et sélection des candidats

• Elaboration du contenu pédagogique de la formation

• Dispense de cours sur différentes thématiques

• Suivi de l'apprentissage de chaque élève

• Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation

• Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève

Savoirs et savoir-faire

• Analyser et optimiser un processus

• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné

• Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels et accompagner les professionnels au changement

• Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétence

• Fixer des objectifs, mesurer des résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

• Identifier et analyser des évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence

• Piloter, animer, communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation

• Capacité à mener des entretiens de recrutement

• Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions, et en moyens de réalisation

• Capacité d'organisation et d'anticipation ; rigueur et fiabilité dans le travail

• Capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe

• Méthodologie de la gestion de projets

• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point

• Aisance avec l'outil informatique, facilitant l'appropriation rapide des logiciels institutionnels

Savoir être

• Aisance relationnelle, capacité à s'adapter et à se positionner face aux différents interlocuteurs

• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité

• Sens de l'organisation et de la gestion des priorités, gestion du stress

• Capacité d'anticipation et d'adaptation

Prérequis

• Licence ou Master 1 ou 2 en management, gestion des ressources humaines, gestion et organisation d'établissements sanitaires et sociaux.

• Expérience de 5 ans minimum en établissement de santé.

• Expérience de management d'équipe et conduite de projet, étude de processus et/ou d'organisation.

• Connaissance indispensable de l'organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et services médicotechniques.

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.