Coordonnateur.trice des secrétariats médicaux GROUPE HOSPITALIER BRETAGNE SUD

Le Groupe Hospitalier Bretagne Sud recrute un Coordonnateur des secrétariats médicaux H/F afin de pourvoir un poste vacant à 100% sur le site du Scorff de LORIENT.

Vos missions principales consisteront à :

- Participer à la mise en oeuvre de la politique « accueil et parcours médico-administratif du patient »

- Concevoir les processus de changements organisationnels et managériaux et optimiser le fonctionnement des accueils et des secrétariats médicaux

- Etre garant(e) de la politique d'identification du patient selon les règles d'identito-vigilance pour assurer une prise en charge fiable et unique

- Coordonner l'optimisation de la mutualisation des compétences en lien avec les autres cadres de proximité et garantir la pluri compétence des professionnels (accueil et outils métiers) et les bonnes pratiques sur les secrétariats médicaux (accueil physique et téléphonique, consultations, hospitalisations)

- Planifier et piloter les activités en veillant à l'efficacité de la qualité des prestations fournies

DESCRIPTION DES ACTIVITES A ACCOMPLIR :

- Encadrer, manager et évaluer les professionnels "Accueil et Parcours Médico-Administratif des patients"

. Analyser les besoins des équipes médicales en lien avec l'équipe administrative

. Organiser l'activité des secteurs concernés en lien avec l'équipe de cadres soignants et administratifs

. Etre le garant(e) de la qualité du dossier patient

- Auditer les organisations existantes et formuler des actions d'amélioration

- Manager les équipes et les organisations (temps de travail, ressources, soutien technique, parcours d'intégration, accueil de stagiaires, évaluation des agents et fixation d'objectifs, plan de formation...)

- Contrôler la qualité et le respect des procédures en vigueur

- Conduire les projets en lien avec la Direction Parcours Patients permettant la simplification, la modernisation des parcours administratifs patients en lien avec ses secteurs d'encadrement et la mutualisation des compétences

- En lien avec le Chef de Pôle, participer aux réunions, à la mise en place de projets polaires

- Accompagner le changement (digitalisation, organisation, nouveaux progiciels, nouvelles technologies)

- Participer au déploiement des outils liés au dossier patient et des solutions innovantes

- Promouvoir la dynamique de performance de la facturation et d'optimisation des recettes

- Assurer la bonne relation entre les services de soins et les services d'accueil administratif

- Superviser l'application des bonnes pratiques d'identito-vigilance à l'ensemble des équipes encadrées

- Participer au paramétrage des fonctionnalités liées aux agendas des professionnels, des activités

des services et au paramétrage des correspondants médicaux dans le Dossier du Patient Informatisé

SPECIFICITES DU POSTE

Encadrement possible d'équipes sur des sites en dehors du Scorff

Auto remplacement au sein de l'équipe DPP du GHBS

Participation à des réunions sur les différents sites du GHBS

CONDITIONS A REMPLIR POUR CANDIDATER :

- Connaissance et expérience du métier d'Assistant médico-administratif

- Connaissance ou expérience de la fonction d'encadrement appréciée

CONNAISSANCES ET COMPETENCES TECHNIQUES REQUISES :

1 / Compétences techniques :

. Connaissances et respect du secret professionnel & des règles déontologiques de la profession

. Droits des patients

. Capacité d'analyse et d'organisation

. Démarche projet

. Acquisition et/ou connaissance des procédures

. Capacité de rédaction de procédures

. Maitrise des applications informatiques/logiciels métiers

. Maitrise des règles d'identito-vigilance et de gestion de la confidentialité

. Maîtrise des principaux mécanismes financiers (EPRD, T2A)

. Maitrise de la langue française, de l'orthographe et de la grammaire

. Maîtrise de la terminologie médicale

2 / Compétences pédagogiques :

. Savoir manager et animer des équipes

. Disposer de qualité de négociation et de médiation

. Savoir organiser et prioriser

. Savoir gérer les conflits

. Participer chaque année à l'accueil de stagiaires

. Participer aux formations des nouveaux arrivants

. Etre force de proposition pour la Direction Parcours Patients afin de dégager les priorités en fonction des projets du GHBS et des urgences éventuelles

SAVOIR-ETRE REQUIS /

- Etre rigoureux et méthodique

- Savoir prendre des initiatives

- Avoir le sens de l'écoute

- Posséder des qualités relationnelles et le sens du contact

- Savoir travailler en équipe

- Savoir évaluer et valoriser les équipes

- Respecter le secret médical et les droits du patient (aucune information connue à l'occasion de l'exercice de la fonction ne doit être divulguée en dehors des transmissions liées à la prise en charge des patients)

- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Le Groupe Hospitalier Bretagne sud est l'hôpital de référence du territoire de démocratie sanitaire N°3 et l'établissement
support du GHT Sud Bretagne.

Il est issu de la fusion des centres hospitaliers de Bretagne Sud, Quimperlé, Le Faouët et Port Louis/Riantec au 1er janvier 2018.

Il est composé de 4524 agents sur 16 sites répartis sur 9 communes différentes avec :

- 3000 soignants et personnels de rééducation

- 489 personnels administratifs et de direction

- 450 médecins

- 369 personnels techniques et logistiques

- 180 personnels médico-techniques

- 41 personnels socio-éducatifs

Doté d'équipements lourds et de services spécialisés, le Groupe Hospitalier Bretagne Sud représente le 3ème acteur de santé après les deux CHU de Bretagne.