Secrétaire de direction H/F Entraide Union

• Gestion de l'accueil physique et téléphonique de l'établissement : gestion des RDV, accueil des nouveaux salariés, familles et prestataires.

• Suivi administratif et supports de communication pour la direction : rédaction de courriers, élaboration de présentations Powerpoint, rédaction de notes à l'attention des familles et partenaires …

• Soutien technique pour le suivi des enfants : préparation des dossiers de personnes accompagnées, mise à jour des dossiers, gestion des repas

• Gestion RH : suivi et saisie des variables de paye, suivi des dossiers du personnel, élaboration de contrats de travail et suivi du processus d'embauche, réception et suivi de demandes de formation des professionnels, création et suivi de tableaux de bord en lien avec les formations, saisie de questionnaires ANAP ARS ou de l'Education Nationale.

• Lien avec les prestataires, fournisseurs et les services généraux : suivi des besoins en maintenance de l'établissement, tenue du registre de sécurité et des tableaux de bord des travaux règlementaires

• Diplôme secrétariat ou secrétaire médicale - Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative - Rédactionnel soigné et maitrisé

• Bonne maitrise pack office.

• Viatrajectoire.

• Générales : - Connaissances générales des textes de références du médico-social : (Loi 2002-2 et Loi 2005…) - Connaissances spécifiques à l'établissement : règlement intérieur, projet d'établissement, Contrat de Séjour, référentiels internes (règlement de fonctionnement, livret d'accueil, site internet) règles de sécurité et de confidentialité et outils institutionnels de communication (intranet).

• Savoir-faire : - Capacités de communication et savoir travailler en équipe et coordonner ses activités avec celles de ses collègues et identifier les besoins en infos des autres personnes concernées. - Capacités d'adaptation et de créativité (adapter sa pratique professionnelle aux situations). - Capacités à rendre compte en structurant les infos. - Capacités à prendre des initiatives dans le cadre de sa mission. - Capacités à actualiser ses connaissances et à rechercher de nouvelles techniques. - Maitrise de soi au regard des usagers. - Rigueur et ponctualité. - Connaissance et utilisation de l'ordinateur - Gestion administrative et saisie de bases de données

• Adapter et enrichir sa pratique : - Participer aux temps de formations, journées d'études…- Réflexion et contribution à l'évolution des pratiques.

• Savoir-faire relationnel : - Respect des règles de confidentialité et de réserve relatives au secret professionnel. - Accueillir l'usager et sa famille, les partenaires et établir une relation respectueuse en apportant ses connaissances et son expérience professionnelle.

• Expérience RH significative - Connaissances juridiques et de la CCN66 souhaitée

L'EMPro de Suresnes, d'une capacité de 49 places, accueille des jeunes de 14 à 20 ans présentant une déficience intellectuelle. Son objectif est de favoriser leur insertion professionnelle et sociale, en milieu ordinaire ou protégé. La structure propose à cet égard un apprentissage professionnel ou préprofessionnel dans le cadre de différents ateliers.

Les jeunes sont orientés sur l'établissement via une notification de la MDPH.