Secrétaire de direction Université de Reims Champagne Ardenne

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un Secrétaire de Direction H/F au sein de l'UFR SEN.

Ses missions principales sont les suivantes :

Mission 1 Secrétariat

1 - Doyen de l'UFR SEN : tenue des agendas, réception des appels, rédaction de courriers, gestion de la messagerie électronique, envoi des convocations aux réunions et diverses commissions de l'UFR, préparation des réunions

2 - Chef des Services Administratifs du campus : réception des appels, gestion de la messagerie fonctionnelle des services administratifs, traitement des sollicitations diverses, préparation des réunions, mise à jour des listes de diffusion, rédaction et diffusion des PV de réunions

3 - Conseils de Gestion, plénier et restreint, de l'UFR SEN : convocations, préparation des documents, mise à jour de l'intranet, rédaction et diffusion des comptes rendus et relevés de décisions

Mission 2 Gestion

- du courrier de l'UFR et des services administratifs ;

- des déplacements des personnels de l'UFR : réservations, ordres de mission et saisie dans SIFAC ;

- des états de frais de réception ;

- des conventions hors UFR : recensement, mise à jour, archivage, prise de contact, envois, accueil des chercheurs bénévoles, gestion de prestations;

- des demandes extérieures d'utilisation de locaux et de véhicules ;

- des fournitures de bureau, des copieurs du bâtiment 1 ;

- des archives de l'UFR SEN.

Mission 3 Liens avec les services de l'UFR

1- avec la référente RH du campus :

- organisation des élections ;

- appui à l'organisation des COS ;

- appui lors de l'organisation des campagnes d'emplois.

2- avec la chargée de communication du campus :

- participation à l'organisation logistique d'événements pour l'UFR ;

- appui dans l'élaboration de supports de communication.

3- avec la scolarité (renfort ponctuel selon impératifs calendaires)

Connaissances

Outils informatiques et bureautiques

(suite bureautique, internet, messagerie électronique

Excellente maîtrise de la langue française

Savoir-faire

Gestion des appels et sollicitations

Réception, rédaction et transmission de courriers et e-mails

Réception, rédaction et transmission de compte-rendu

Gestion d'agendas

Savoir communiquer efficacement

Savoir-être

- Discrétion et confidentialité

- Rigueur et adaptabilité

- Autonomie et polyvalence

- Savoir rendre compte

Type de recrutement

Poste de catégorie C ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

Temps plein

CDD à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2025

Conditions salariales

Rémunération selon expérience

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures : 18 octobre 2024

5ème employeur du territoire champardennais, l'Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.