Secrétaire de Direction (H/F) Croix-rouge française

Poste

Assurer le traitement et le suivi de dossiers

• Rédiger tous types de courriers,
• Elaborer des tableau de bord,
• Gérer et suivre les contrats de partenariats et/ou conventions avec les différents prestataires et / ou tutelles,
• Adresser les plannings des cours au Conseil Régional mensuellement,
• Gestion des stages étudiants en I.F.C.S en lien avec le responsable pédagogique,
• Classer et archiver les dossiers.

Orienter, renseigner et informer les différents interlocuteurs

• Effectuer l'accueil physique et téléphonique,
• Renseigner et orienter les interlocuteurs,
• Rédiger et diffuser des notes de service et / ou d'information,
• Réceptionner, ouvrir, enregistrer et trier le courrier,
• Gérer et répartir les mails de la boite générique de l'établissement,
• Réserver les salles.

Optimiser la gestion du temps de la Direction par ordre de priorité

• Gérer l'agenda et les déplacements,
• Gérer les demandes urgentes en cas d'absence ou de non disponibilité,
• Préparer et organiser les différentes réunions, évènements…,
• Participer aux réunions,
• Prendre et noter et rédiger des comptes rendus

Analyser et remédier aux dysfonctionnements organisationnels et structurels

• Participer au déploiement de la démarche qualité,
• Gérer le service de l'accueil en cas d'absence de l'hôtesse,
• Proposer et participer à l'implantation de nouvelles procédures administratives afin d'améliorer le bon fonctionnement du service et /ou de l'établissement,
• Assurer le suivi de la gestion des :
• Réclamations clients ainsi que les dossiers contentieux,
• Fiches d'évènements indésirables.

Fonction Management

• S'assure du respect des délais et de la qualité du travail réalisé,
• Suit et gère le planning de l'agent d'accueil,
• Gère l'organisation et les absences de l'agent d'accueil et informe à la direction de l'établissement,
• Participe et accompagne au développement des compétences et remonte les difficultés à la direction de l'établissement,
• Vise et argumente les demandes de formation puis les soumet à la direction de l'établissement.

Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible.

Vous êtes placé(e) sous l'autorité directe du Directeur d'établissement.

Diplômes & expérience exigés : BTS « assistant de gestion » ou « assistant de direction »

Savoirs
- Maitrise de l'environnement CRf et de l'institut de formation,
- Connaissances des différents partenaires,
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance des logiciels : GRR, Odyssée, Winifsi, Doodle,
- Posséder une aptitude à la communication écrite et orale ;
- Gestion Gmail et Agenda Google,

Savoirs faire techniques
- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion,
- Être capable d'assurer un Reporting régulier des activités et diverses problématiques auprès de la Direction ;
- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion ;
- Être capable de gérer simultanément plusieurs activités ;
- Être force de proposition ;

Savoirs faire relationnels
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, patience, maitrise de soi et disponibilité ;
- Être capable de travailler en autonomie et en équipe ;
- Faire preuve de confidentialité, discrétion et discernement ;
- Faire preuve d'objectivité et d'impartialité ;
- Anticiper, organiser, respecter les délais, avoir le sens des priorités ;

Présentation de la Croix-Rouge française :

Forte de ses 66 275 bénévoles et 16 700 salariés engagés en France comme à l'étranger, la Croix-Rouge française, (650 établissements et services pour 1,5 milliards de CA annuel) c'est à la fois une association loi 1901 reconnue d'utilité publique, de volontaires engagés depuis plus de 150 ans sur de nombreux fronts de la lutte contre les précarités, et une entreprise à but non lucratif de services dans les champs sanitaire, social, médico-social et de la formation.

La filière "Croix Rouge Compétences " :

Sur le seul champ de la formation, la filière formation de la Croix-Rouge française, nommée Croix-Rouge Compétence, se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social (infirmiers ......) Par la voie de la formation initiale et celle d'apprentissage ou de la validation des acquis de l'expérience, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la préqualification (découverte d'un métier, remise à niveau, établissement d'un projet professionnel).

Toutes ces structures, au cœur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

Présentation de l'établissement :

L'institut de formation Croix-Rouge Compétence PACAC, situé au : Parc Eiffel des Aygalades - Bâtiment l'Olivier - 35, boulevard du Capitaine Gèze - 13014 Marseille, dispense les formations suivantes :

• Formation préparant au diplôme d'état d'infirmier
• Formation préparant au diplôme d'état d'Aide-soignant
• Formation préparant au diplôme d'état d'Auxiliaire de Puériculture.
• Parcours d'accompagnement à la réussite à l'entrée en Formation (DEAS/DEAP/IDE)