Secrétaire de département Nantes Université

L'IUT de la Roche-sur-Yon a pour missions principales de:

-dispenser en formation initiale, en alternance et en formation continue, un enseignement supérieur de qualité conduisant à la délivrance du BUT et de licences professionnelles;

-participer au développement de la recherche scientifique et technologique de haut niveau;

-concourir à l'orientation, à la promotion sociale et à l'orientation professionnelle.

Activités principales :

Missions de secrétaire de département

• Mission accueil :

  • Réception des livraisons pour le département

  • Accueil des visiteurs, des vacataires et des étudiants

  • Gestion des clés et des ouvertures de salle

  • Courrier, affichage, photocopies

• Mission Finances

  • Accompagnement des enseignants le temps de leur prise en main sur Notilus

  • Fiches de commandes

  • Création des tiers et des fournisseurs

  • Suivi du budget du département en lien avec le service financier de proximité

• Missions

  • Rédaction des comptes rendu de conseils de département ?

  • Préparation et envoi des convocations des conseils de perfectionnement ?

Mission Scolarité

• Dossiers de candidatures

• Préparation de la rentrée universitaire avec le logiciel Scolarg

• Gestion des notes et des jurys avec le logiciel Scodoc

• Gestion des absences avec SoWeSign

• Gestion des conventions de stage avec Arexis

• Evaluation des Enseignements

• Saisie, suivi des créneaux proposés dans le cadre de Université-IUT à l'essai

Consultez la fiche de poste complète ici

•Formation et/ou qualification : Bac ou bac + 2 en gestion administrative ou expérience professionnelle sur un poste administratif

•Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 an

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Techniques de communication

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

Savoir-faire opérationnels :

• Utiliser les outils bureautiques

• Travailler en équipe

• Accueillir et prendre des messages

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Accueillir les populations concernées

• Enregistrer et classer des documents

Savoir-être :

• Sens relationnel

• Sens de l'organisation

• Réactivité

Date limite de candidature : 27/07/2024

Pour candidater : Envoyez CV + lettre de motivation

Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École d'Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.