Assistant∙e Administratif∙ive FSE E2C Marseille

Au sein de l'E2C Marseille, le Pôle Parcours est en charge du suivi collectif et individuel des stagiaires de l'école, de la validation des candidatures jusqu'à 1 an après leur départ.

Rattaché.e à la direction du pôle, en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe pédagogique, vous assurer l'accueil du public ainsi que le suivi administratif des stagiaires, en lien avec les prescripteurs et financeurs, conformément aux conditions requises par la Région PACA et Pôle emploi.

Vos missions seront les suivantes :

- Accueil du public :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de tout public

• Orienter les visiteurs (recherche d'interlocuteurs, informations, orientation vers les manifestations/réunions organisées sur le campus, etc.)

• Orienter les rendez-vous des salariés.

• Accueillir et informer le public souhaitant intégrer l'E2C, y compris les jeunes, familles, éducateurs et partenaires.

• Assurer l'accueil des matinées découvertes et des rendez-vous pour les dossiers d'inscription.

• Répondre aux demandes d'information, d'attestation ou autres documents pour les stagiaires inscrits.

- Suivi administratif :

• Assurer l'inscription et le suivi administratif des stagiaires en collaboration avec les prescripteurs et financeurs (Organismes financeurs, Mission locale, Pôle emploi).

• Traiter et suivre les rémunérations des stagiaires (vérification des pointages, traitement des absences justifiées).

• Assurer le classement et l'archivage, papier et numérique, conformément aux normes de qualité (Qualiopi, label, etc.) et aux obligations envers les financeurs, notamment le FSE.

• Mettre à jour la base de données de l'école, en garantissant l'exactitude et la complétude des données saisies, y compris :

  • Émargement des stagiaires.

  • Suivi des entrées et sorties.

  • Collecte et enregistrement des documents, papiers et dématérialisés.

  • Collecter, vérifier, scanner et enregistrer les questionnaires d'entrée et de sortie, ainsi que tout autre document nécessaire pour les financeurs.

Dans le respect des procédures et process mis en place avec le service qualité,

- Suivi FSE :

• Créer et classer les fichiers dématérialisés de chaque stagiaire dans le répertoire informatique dédié, selon les procédures en place.

• Transférer les informations depuis la base de données administrative de l'école vers le système d'enregistrement du FSE (actuellement un fichier Excel), contrôler et compléter les données enregistrées, et saisir les indicateurs.

• Enregistrer et transmettre les données dans l'interface internet du financeur, en respectant les délais prescrits, en lien avec le service qualité.

- Fonctions transverses :

• Remonter au service qualité toute difficulté rencontrée dans la mise en œuvre des procédures, notamment FSE, et proposer des améliorations.

• Communiquer avec les équipes pédagogiques ; coordonner et distribuer l'information utile au suivi des parcours des stagiaires, en interne, ainsi qu'auprès des partenaires (Mission Locale, Pôle emploi).

• Contribuer au bon fonctionnement du pôle et participer aux projets transversaux.

• Vous justifiez d'un niveau Bac + 2 minimum.

• Vous êtes parfaitement à l'aise avec Excel et vous en maitrisez les fonctions avancées.

• Vous maitrisez la préparation et la gestion d'emplois du temps. Vous saurez gérer les diverses sollicitations avec fermeté et bienveillance.

• Vous connaissez le public NEETS ; une expérience dans le monde de la formation et/ou de l'insertion professionnelle serait fortement appréciée.

• Autonomie, rigueur et organisation

• Vous vous adaptez facilement, vous avez le sens des priorités et savez gérer l'urgence.

• Excellente communication, intelligence relationnelle et assertivité.

• Vous aimez travailler en équipe

• Vous adhérez à nos valeurs de respect et de bienveillance.

Implantée sur 3 sites (15e et 9e arrondissements de Marseille, ainsi qu'à Miramas), L'École de la 2ème Chance (E2C) de Marseille a pour mission d'assurer, par une formation tremplin en alternance et une pédagogie originale, l'insertion sociale et professionnelle des jeunes adultes sortis du système scolaire sans diplôme ni qualification et sans emploi (les NEETs), des jeunes titulaires d'un baccalauréat ou d'un diplôme équivalent et en difficulté d'accès à l'emploi. Créée à Marseille en 1998, elle est la première école référente d'un dispositif qui compte aujourd'hui 146 sites en France.

En collaboration avec nos partenaires du territoire, institutionnels, entreprises et organismes de formation, notre objectif est d'offrir à chaque jeune, au terme de son parcours, une solution d'insertion professionnelle et sociale durable.

Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, engagée, pour vous inscrire dans un projet stimulant à vocation sociale ? Vous aspirez à transmettre vos connaissances et à accompagner nos stagiaires dans leur projet d'insertion professionnelle ?

Vous interviendrez au sein d'un environnement privilégié et propice aux apprentissages.

Engagés en faveur de l'égalité des chances, nous recherchons des profils créatifs et atypiques, connaissant le monde de l'entreprise, ouverts à l'innovation et au numérique.