Coordinateur Banquets & Events - Préouverture (H/F) Relais & Châteaux

Missions principales confiées :

• L'encadrement du service ventes
• L'animation de la partie évènementielle
• Démarchage, pré-vente, réservation et suivi des manifestations
• De maximiser la vente quantitativement et qualitativement (optimisation du prix de vente) de l'ensemble des produits/prestations offerts par La Villa Pétrusse dans le département F&B
• De veiller à l'application de la politique tarifaire définie en concertation avec la Direction Générale
• De représenter l'hôtel lors d'actions de promotions, presse, relations publiques, tant en interne qu'au niveau local ou international
• D'exécuter le plan d'actions commerciales & marketing dans le respect du budget établi conjointement avec la Direction Générale

Responsabilités Commerciales et Opérationnelles :

• Etablir les cotations/devis dans les 24 heures ainsi que les factures Proforma permettant de demander les garanties et les arrhes - conjointement avec le service comptabilité, contrôler l'arrivée de ces garanties en temps prévu
• Assurer la coordination et une bonne communication avec les différents services afin de transmettre et recevoir toutes les informations nécessaires à la réalisation des prestations vendues
• Assurer un suivi client après chaque manifestation et transmettre un retour commentaires auprès de la Direction Générale et des services concernés
• Enregistrer dans Mews tout le business gagné, perdu ou refusé - création de l'historique commercial de l'hôtel
• Anticiper et faire remonter à la Direction Générale les besoins potentiels de la clientèle afin d'y apporter les réponses adaptées
• En toutes circonstances, appliquer strictement toutes les procédures, méthodes et savoir-faire dans l'objectif de répondre aux mieux aux attentes de nos clients

Responsabilités Marketing et Communication :

• Conjointement avec la Direction Générale, participer à certaines opérations de relations Publiques et de Représentation de l'établissement, tant en interne (cocktails de presse ou de partenaires, press ou fam trips…) qu'au niveau local (évènements, cocktails, opérations caritatives…), voire même international (workshops LFT, showcases Relais & Châteaux)

Responsabilités Générales - Administratives et Financières :

• Etablir les rapports et les prévisions de vente hebdomadaires
• Participer à la mise en œuvre de toutes les actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés conjointement avec la Direction Générale
• Conjointement avec la personne en charge du service banquets, s'assurer que la facturation des banquets et séminaires est conforme au contrat et le cas échéant faire valider auprès de la Direction Générale tout geste commercial (diminution du nombre de convives, changements divers)

Responsabilités Générales - Humaines :

• Maintenir un bon esprit d'équipe
• Conjointement avec les responsables des points de vente, assurer la formation nécessaire auprès des équipes pour optimiser la vente de toutes les prestations de l'hôtel
• Maintenir une étroite collaboration avec l'ensemble des services de l'hôtel
• Rendre compte des difficultés et problème d'exploitation à la Direction

Avantages :

• Une rémunération à déterminer selon votre expérience
• Des possibilités d'évolution en interne et dans l'association Relais & Châteaux
• Un plan de formation annuel
• Une journée d'intégration
• Des évènements internes réguliers
• Un cadre de travail exceptionnel
• Une équipe à taille humaine
• Accès au tarif Relais & Châteaux team après validation de la période d'essai

Votre profil :

• Connaissance du milieu local et du milieu de l'évènementiel
• Qualités commerciales
• Rigueur, fermeté, et confidentialité
• Sens de l'accueil, et de la qualité de service, courtoisie, amabilité, honnêteté et diplomatie
• Sens de l'organisation et gestion des priorités, polyvalence, flexibilité et réactivité
• Compétences linguistiques, anglais indispensable et si possible une autre langue
• Bonnes connaissances informatiques : bureautique / Mews
• Flexibilité d'horaires et jours de repos selon l'activité
• Curiosité intellectuelle

LA VILLA PETRUSSE

Nous sommes ravis d'annoncer l'ouverture prochaine de La Villa Pétrusse, une villa emblématique de la fin du XIXe siècle, située en plein cœur de Luxembourg-Ville. En cours de restauration, cette propriété de catégorie 5 étoiles rejoindra les Relais & Châteaux dès son ouverture. L'hôtel comprendra 22 chambres et suites somptueuses, un restaurant raffiné, des salons privés et un parc de 2 hectares. La Villa Pétrusse offrira à sa clientèle une expérience unique et élégante, respectant l'âme de la maison et les saveurs du Luxembourg.

POURQUOI REJOINDRE LA VILLA PETRUSSE ?

• Notre Maison valorise un esprit de famille et d'excellence. Nous recherchons des personnalités humbles et passionnées par l'hospitalité, prêtes à créer des expériences chaleureuses et uniques pour nos hôtes.
• Nous recrutons aussi bien des profils traditionnels de la restauration et de l'hôtellerie de luxe que des talents au parcours plus atypique.
• Participez à l'ouverture de La Villa Pétrusse et développez votre carrière dans un cadre prestigieux.

TRAVAILLER AU LUXEMBOURG

• La ville de Luxembourg est chargée d'histoire, avec un riche patrimoine artistique et culturel. La Villa Pétrusse est située au cœur de la ville, au bord de la vallée de la Pétrusse. La ville propose plusieurs parcs, offrant des espaces verts aux sportifs et aux amateurs de pique-niques.
• Le Luxembourg est un pays cosmopolite rivalisant avec les grandes métropoles : il accueille des habitants de 170 nations différentes et, chaque jour, plus de 200 000 frontaliers viennent y travailler. Engagé dans l'Union Européenne dès ses débuts, le Luxembourg est un pays où la variété, la diversité, l'accueil et la tolérance sont promus quotidiennement. Le Luxembourg offre également une grande qualité de vie d'un point de vue social et environnemental.