Responsable Qualité et Communication interne (H/F) Hôpitaux Universtaires de Strasbourg

Déploiement de la Stratégie Qualité:

·Décliner les objectifs de la stratégie de la DRCI

·Piloter et maintenir le système de management de la qualité et superviser sa déclinaison à tous les niveaux en accord et selon l'orientation stratégique de la Direction

·Effectuer une analyse critique des composantes stratégiques : enjeux, organisation, système de management, procédures, niveau de satisfaction des clients, aléas et risques potentiels.

·Organiser et suivre la gestion documentaire : établir / actualiser les procédures, protocoles, modes opératoires au sein de la DRCI

·Analyser la qualité de la base documentaire fonctionnelle et technique, le niveau de formalisation et de conformité des documents internes avec les modèles standards.

·Formaliser le processus qualité et concevoir les supports opérationnels : manuels, référentiels, rapports, questionnaires, documents pédagogiques.

• Décliner les éléments du schéma directeur : objectifs, délais, stratégie.

• Rencontrer les directions et les opérationnels, constituer les équipes projets, piloter le déploiement des enquêtes sociales et de satisfaction auprès des clients.

• Déterminer les projets prioritaires d'amélioration continue, élaborer et planifier les plans d'action préventive et corrective.

• Mettre en place le système d'audit interne (diagnostic, contrôle de conformité) : désigner et former les auditeurs, définir et planifier les interventions.

• Réaliser une veille permanente réglementaire ou normative du secteur

·Assurer la bonne compréhension par tous de la démarche qualité et l'application des procédures en sensibilisant et en promouvant l'amélioration continue au sein de la DRCI.

·Assurer la pérennité de la certification en vigueur + Veiller au suivi des outils de gestion de la qualité

·Coordonner et suivre les plans d'action préventive , relever les éléments de non-conformité, proposer des recommandations pour réduire les risques de non-qualité.

·Piloter et suivre les plans d'action corrective (modification organisationnelle, amélioration de processus, formation du personnel, etc.), élaborer des préconisations et des solutions pour des améliorations durables.

·Gérer les éventuels dysfonctionnements et suivre leur traitement.

·Faire diffuser les documents de préconisations opérationnelles approuvées par les directions

·Participer à la formation du personnel et à l'assistance méthodologique.

·Piloter la mise en place de la démarche ISO 20387 au sein des services concernés

Animation de la Démarche Qualité sur le Plan Opérationnel:

·Organiser, réaliser et superviser des audits qualité internes.

·Exercer un rôle d'alerte sur les situations à risques (sécurité, dysfonctionnement).

·Assurer les relations avec les partenaires liés à la prévention en lien avec la Direction de la Qualité et le Département Support.

Reporting de la Performance Qualité:

·Établir et compilation des indicateurs des tableaux de bord, analyser les résultats (« enregistrements ») des audits internes réalisés et les écarts, interpréter les normes applicables.

·Gérer + suivre les indicateurs qualité de la DRCI + Rédiger le rapport annuel d'activité.

·Animer des réunions d'information, des groupes de travail (amélioration continue, résolution de problèmes), des équipes projets.

Coordination de la communication en interne:

·Elaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication interne en adéquation avec les objectifs, les besoins du service et les priorités de l'institution.

·Planifier les actions de communication : Développer un calendrier annuel de communication interne incluant les campagnes d'information, les évènements internes, et les initiatives de sensibilisation.

Gestion de l'information et des supports de communication:

·Définir les axes de communication, les messages clés, les cibles et les canaux de communication à utiliser

·Créer + maintenir des supports de communication : newsletters, affiches, bulletin d'information, pour tenir le personnel informé des évolutions et des succès du service et assurer une diffusion fluide et accessible des informations.

·Utiliser efficacement les outils de communication interne tels qu'intranet, la messagerie instantanée, les plateformes collaboratives, pour assurer une communication fluide et efficace. + Assurer la mise à jour régulière des contenus et leur pertinence

Gestion des Retours et de la communication Ascendante:

·Collecter et analyser les retours : Mettre en place des mécanismes pour recueillir les suggestions, retour d'expérience des chercheurs, cliniciens, et autres membres du personnel et s'assurer que ces retours soient communiqués efficacement aux responsables pour améliorer les pratiques et résoudre les problèmes.

·Promouvoir un environnement de transparence et d'écoute active, permettant aux membres du personnel de s'exprimer librement sur les défis et les besoins rencontrés.

- Connaissance générale de l'organisation hospitalière

- Connaissance du système qualité sectoriel : normes et réglementation

- Connaissances des composantes stratégiques de la structure.

- Savoir concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence

- Savoir analyser et optimiser un processus.

- Pouvoir auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence.

- Savoir évaluer la conformité de la mise en œuvre d'une procédure/norme/règle, consigne relevant de son domaine de compétence.

- Pouvoir définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.

- Savoir rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.

- Savoir utiliser les logiciels métier et outils bureautiques.

Aptitudes professionnelles

- Esprit d'équipe

- Force de proposition

- Aisance relationnelle

- Capacité à animer une démarche transverse

- Sens de l'écoute et de la communication

- Pédagogie

- Autonomie

- Capacité d'adaptation

- Esprit de synthèse et d'analyse

- Capacités rédactionnelles

- Rigueur et organisation

Niveau de formation requis et grade cible

- BAC + 5 Ingénieur dont une formation en lien avec la qualité

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.