Responsable de scolarité Université Lumière Lyon 2

L'Université Lyon 2 recrute un ou une responsable de scolarité.

MISSIONS

Le responsable de scolarité du département d'Histoire de l'Art et gestionnaire de scolarité Masters assure la responsabilité de la scolarité et du secrétariat du département, en collaboration avec le responsable administratif et financier (RAF) et la direction du département. Il assure également la gestion de la scolarité des Masters Archéologie et Mondes Médiévaux et du DU2A.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Responsable de la scolarité du département d'Histoire de l'Art

- Assurer l'interface entre le département et la direction de l'UFR,

- Organiser et suivre les activités des trois agents du secrétariat, effectuer leurs entretiens professionnels,

- Assurer la gestion matérielle et le secrétariat du département.

Gestion de scolarité

1/ Accueillir et informer

- les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs sur les formations proposées,

2/ Gérer la scolarité des étudiants

- Traiter les dossiers de candidatures sur eCandidat et Mon master afin de préparer les commissions pédagogiques,

- Informer les candidats reçus et non reçus,

- Traitement des dossiers Études en France/Erasmus,

- Traiter les transferts des étudiants des formations gérées,

- Gérer les inscriptions pédagogiques, les dispensés d'assiduité,

- Diffuser les offres de stages ou d'emplois,

- Vérifier les conventions de stages des étudiants,

- Aider à l'organisation des soutenances de mémoire ou rapports de stage.

3/ Organiser les examens et les jurys

- Préparer les examens avec les responsables pédagogiques et les autres gestionnaires,

- Préparer les copies, les PV d'examens, les listes d'émargement,

- Récupérer les notes et les saisir, éditer et vérifier les PV de jurys,

- Préparer et organiser les jurys,

- Saisir les corrections des jurys, officialiser et communiquer les résultats.

4/ Gestion des emplois du temps, des plannings des examens et des salles

- Aider à l'organisation des emplois du temps des masters Archéologie et Mondes Médiévaux, composer les plannings,

- Préparer l'organisation matérielle de l'année universitaire,

- Organiser les rattrapages avec les enseignants de la Licence aux différents Masters,

- Diffuser les rattrapages, absences ou changements d'emplois du temps ou de salles.

5/ Classer et archiver les dossiers des étudiants, les copies, les PV de jurys

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

- Organiser et participer aux réunions de rentrée, conseils de perfectionnement et réunions de département,

- Participer aux réunions avec le RAF.

Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance de la règlementation en matière de scolarité

• Connaissance de la réforme LMD et de sa mise en application

Savoirs sur l'environnement professionnel

• Connaissance de l'enseignement supérieur

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université et de ses composantes

Savoir-faire

• Maitrise des outils bureautiques et de communication (internet, Outlook…), BUL

• Maitrise du logiciel de gestion de scolarité : APOGEE, Etudes en France, Pstage, eCandidat, Mon master

• Maitrise du logiciel de gestion des salles : ADE

Comportements attendus

• Disponibilité, diplomatie, bienveillance

• Rigueur et organisation

• Gestion du temps

• Sens du travail collaboratif en équipe
  

Spécificités du poste

• Secrétariat éloigné de la Direction de l'UFR Temps et Territoires

• Diversité des tâches : scolarité et administration générale

• Fonctionnement en autonomie

• Grande disponibilité
  

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 27 octobre 2024

Poste à pourvoir le 1er novembre 2024

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

Poste de catégorie B :

• ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation

• ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable

Créée en 1973, l'Université Lumière Lyon 2 s'attache à porter une vision forte et exigeante de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.

Avec une offre de formation variée, s'adressant à tous les publics, l'université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.