F/H Responsable administratif du service de documentation Université Aix-Marseille

Les bibliothèques universitaires sont un service d'appui essentiel à la formation, à la recherche, à la réussite et à la vie étudiantes. Avec plus de deux millions de visites physiques et quatre millions de visites virtuelles annuelles, une démarche qualité volontariste, un nouveau projet de service s'inscrivant dans le contrat d'établissement, les bibliothèques universitaires sont un service plébiscité par les étudiants, les doctorants, les chercheurs et les enseignants-chercheurs de l'université.

Le responsable administratif du service commun de documentation (SCD, bibliothèques universitaires - 207 agents, 18 sites géographiques) assure auprès du directeur, conservateur général des bibliothèques, l'organisation, le fonctionnement et la coordination administrative de la structure afin de soutenir au mieux l'action stratégique en matière de politique documentaire, de formation, de recherche et d'accueil dans les bibliothèques.

Il conduit au sein du SCD l'action de l'administration en conformité avec les principes d'action règlementaires établis par l'université et par le conseil documentaire, présidé par le président et/ou le vice-président du conseil d'administration de l'université. Il accompagne le directeur dans la mise en oeuvre du projet de service. Il est membre de l'équipe de direction et participe aux réunions de direction hebdomadaires du service.

Ses activités sont regroupées autour de deux thèmes principaux :

Gestion administrative et RH

• Il assure l'aide au pilotage, organise et supervise le fonctionnement régulier et continu du service, ainsi que la gestion des affaires courantes du SCD. Il mobilise et coordonne les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure

• Il encadre, coordonne et anime le service administratif de la direction et des bibliothèques (calendriers, communication, harmonisation des pratiques, réunions d'équipes), composé de 17 personnels : il est le supérieur hiérarchique direct ou indirect des personnels administratifs rattachés à la direction générale du SCD et assure la coordination fonctionnelle des personnels administratifs sur sites, placés sous l'autorité du responsable de bibliothèque

• Il prépare, en relation avec les directions centrales et l'ensemble des services, ainsi qu'avec le ministère (DGRH bureau C2-3), les opérations et les campagnes de gestion des personnels affectés au service commun, soit 207 agents. La filière Bibliothèque est interministérielle et à gestion nationale (campagnes de promotion et de mouvement spécifiques)

• Il est chargé de la mise en oeuvre, au sein du SCD, des procédures administratives de l'établissement et veille à leur exécution, ainsi que de la rédaction des procédures internes au SCD, dont il assure la cohérence. Il assure la collecte, le contrôle et la mise en cohérence des données pour toutes les études, enquêtes et bilans dont le SCD est chargé ou destinataire

• En lien avec la direction des affaires juridiques, il instruit les projets de conventions de partenariat internes ou externes à l'université, garantit leur validité et contrôle leur exécution

• Il organise les circuits administratifs entre les bibliothèques et la direction, contrôle l'utilisation des véhicules administratifs et, à ce titre, veille au respect de la règlementation et des règles de sécurité

Gestion comptable et financière

• Le responsable administratif participe à l'élaboration et au suivi d'exécution du budget de fonctionnement, d'investissement et de masse salariale propre au service (4M€). Il met en place une activité de contrôle de gestion et d'élaboration de fiches de procédures nécessaires à l'organisation financière du SCD correspondant aux centres financiers, à ce titre alerte le directeur du service des difficultés de gestion

• Pour développer une activité de contrôle de gestion, le responsable administratif travaille en collaboration avec la direction du ilota e et du contrôle de estion et l'ensemble des directions des services centraux de l'université

• Il suit l'ensemble des régies d'avances et de recettes des bibliothèques de sites pour lesquelles il met en place des tableaux de suivi, en lien avec l'Agent comptable, responsable du contrôle

• Pour l'ensemble de ces missions et activités, le responsable administratif assure l'interface avec toutes les bibliothèques du SCD, tous les services de l'université et l'ensemble des partenaires administratifs extérieurs. Il exerce au sein du service une mission de conseil sur toutes les questions administratives et juridiques, en lien avec les services centraux

Une disponibilité et des déplacements sont à prévoir

Les fonctions de responsable administratif du SCD sont éligibles au télétravail

De solides connaissances dans les domaines administratif, financier et juridique sont indispensables pour le poste. Vous avez également une bonne connaissance des EPSCP, des universités et de leur environnement ainsi qu'une compréhension des enjeux actuels.

Votre sens de l'organisation et de l'anticipation, votre expérience en management sont reconnus, vous avez la capacité à fédérer, animer et à déléguer.

Enfin, votre aisance relationnelle, votre sens de la communication, votre esprit de synthèse et vos capacités d'analyse seront indispensables pour mener à bien cette mission.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : ****************************