Gestionnaire des Affaires Générales, Electorales et Statutaires (F/H) UNIVERSITE DE MONTPELLIER

Mission principale : Le gestionnaire du BAGES assure des fonctions polyvalentes d'assistance (secrétariat/logistique) au sein du Bureau.

Il établit des actes administratifs et assure la gestion courante du Bureau, dans le respect de la règlementation en vigueur et des procédures applicables. Il instruit des dossiers en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière. Il recueille et traite l'information nécessaire au fonctionnement du Bureau. Il informe et oriente dans leurs démarches les structures de l'établissement et tout autre interlocuteur dans les domaines électoral, statutaire et pour chaque dossier lié aux affaires générales de l'établissement (gestion des assurances, subventions, dons et legs, concessions de logement, …) .

Activités :
1. Instruire des dossiers relevant du périmètre du Bureau, en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière. Dans ce cadre, rédiger des actes administratifs et accompagner leur exécution, réaliser des opérations de gestion courante dans les différents domaines d'activité du Bureau.

2. Appliquer la réglementation et les procédures administratives en vigueur dans les domaines électoral, statutaire et des affaires générales. Participer à leur diffusion auprès de la communauté, contribuer à leur appropriation et à leur amélioration.

3. Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord dédiés à la gestion dans les différents actes ou domaines de l'activité du Bureau.

4. Dans une logique de qualité de service rendu aux utilisateurs, répondre à leurs demandes d'informations. Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes au quotidien, ainsi que, ponctuellement, l'accueil physique, notamment lors des périodes électorales. Traiter et diffuser les informations concernant le fonctionnement du Bureau.

6. Participer aux opérations de logistique du Bureau.

7. Classer et archiver les documents dans le respect des pratiques de l'établissement

Spécificités / Contraintes du poste : Le Bureau des Affaires Générales, Électorales et Statutaires se caractérise par la forte diversité des dossiers traités, leur sensibilité éventuelle et des pics d'activités importants. Le périmètre du Bureau est susceptible d'évoluer. L'agent attendu doit faire preuve d'une grande polyvalence, de curiosité et de capacités d'adaptation.

A. Connaissances

- Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche

- Connaissance souhaitée sur le fonctionnement institutionnel de l'Université et de ses structures

- Connaissances générales en droit public et en droit administratif.

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (techniques d'élaborations de documents, techniques de communication écrite et orale)

- Culture internet

B. Savoir faire

- Maîtrise avancée des outils bureautiques (pack Office, en particulier)

- Savoir comprendre, appliquer et expliquer une règle de droit

- Savoir analyser et gérer des informations

- Savoir collecter, trier, hiérarchiser et classer des informations

- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe

- Savoir prendre des notes et rédiger divers documents (courriers, relevés de décisions, comptes rendus…)

- Proposer des améliorations pour améliorer en continu le fonctionnement du Bureau

- Savoir rendre compte

C. Savoir être

- Faire preuve de rigueur et d'organisation

- Avoir le sens du contact et de la diplomatie

- Faire preuve de réserve et de discrétion

- Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1995€ à 2005€ brut mensuel, dont 140€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Octobre

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 23 mois

Clôture des candidatures : 03/10/2024

Une université d'excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. L'UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI)

Environnement de travail : L'Université de Montpellier compte près de 52 000 étudiants et 5 100 personnels. Avec 17 UFR, Ecoles et Instituts, elle couvre plusieurs champs disciplinaires : sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique… Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'UM figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle comprend 5 pôles de recherche, 74 structures de recherche, 16 plateformes technologiques ou centres de services pour la recherche et 9 écoles doctorales. Elle a obtenu la labellisation I-SITE pour le projet « Montpellier University of excellence » (MUSE) qu'elle porte et qui associe 15 partenaires. Autour du triple objectif « Nourrir, soigner, protéger », le projet MUSE s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'UM et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

L'Université de Montpellier est devenue au 1er janvier 2022, un Établissement public expérimental (EPE) avec de nouveaux statuts permettant d'intégrer dans la gouvernance de l'Université les partenaires du projet MUSE, dont notamment l'ENSCM qui est devenu établissement-composante.

La Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI) conseille l'équipe politique, accompagne les structures internes et traite les dossiers à forte technicité en matière d'achats, d'affaires juridiques et institutionnelles. Dans ce cadre, elle concourt à la sécurisation juridique et est garante du fonctionnement institutionnel, de la régularité et de la performance de l'achat. La DAGI comprend 24 agents répartis entre la direction et les trois services, dont le Service de la Vie Institutionnelle. Celui-ci est composé de deux bureaux dont celui des Affaires Générales, Électorales et Statutaires. Trois personnels y sont affectés : un Chef de Bureau et deux Gestionnaires.