Adjoint au responsable du service de l'accueil et responsable du PEB (H/F) (Titulaire/Contractuel) UNIVERSITE PARIS 8

Le Département des services aux publics (DSP) est l'un des départements transversaux du Service commun de la documentation. Il a en charge le pilotage, l'organisation et la gestion quotidienne des services aux publics et des projets s'y rapportant. Il pilote et organise le bon fonctionnement quotidien de l'accueil du public (sur place, dont l'accueil mobile, et à distance) et de l'accueil des personnes en situation de handicap. Il organise pour cela les plannings de service public. Il assure également le pilotage de la circulation des documents, des services liés au prêt et du prêt entre bibliothèques. Par ailleurs, il pilote les projets d'amélioration des services et des espaces proposés aux publics. Ainsi, il conçoit, développe et organise de nouveaux services, à travers des dispositifs originaux de médiation (médiation linguistique, dispositifs de soutien pour les partiels, médiation numérique, etc.), en collaboration avec différents services de l'Université. Enfin, il pilote et met en œuvre la démarche qualité de l'accueil ainsi que les dispositifs d'enquête, pour une meilleure connaissance des publics et de leurs besoins.

Service de l'accueil

Au sein du Département des services aux publics, le service de l'accueil assure la coordination des personnels, la disponibilité des moyens matériels, la conception et la mise en œuvre des procédures nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l'accueil du public. Il est chargé de la planification des plages de service public des 80 agents de la bibliothèque, de l'organisation de l'accueil mobile (« infomobile »), du bon fonctionnement de l'accueil dans les différents points d'accueil. Il assure la coordination fonctionnelle et la formation des agents effectuant du service public. Il pilote également la conception et la mise en œuvre de services spécifiques favorable à l'inclusivité (notamment à destination des usagers en situation de handicap). Il met en œuvre la démarche de qualité de l'accueil et pilote les démarches d'évolution du dispositif d'accueil, afin d'assurer son adéquation aux besoins des usagers.

• Mission 1 (environ 40 % ETP) Adjointe au/ à la responsable du service de l'accueil

Sous la coordination de la direction du département des services aux publics et du/ de la responsable du service de l'accueil

- Participer à la vie quotidienne des services de l'accueil (gestion des espaces publics, accueil à distance, suivi « Qualité » des outils et des procédures de travail, participation aux groupes de travail sur le lancement des nouveaux services…) et aux évènements organisés par le département (semaine des langues, dispositifs de soutien aux partiels…)

- Gérer le service de l'accueil mobile (organisation, relais des moniteur‧ices-étudiant‧es et des agents…) et contribuer à son évolution continue

- Participer aux actions de formation interne aux procédures d'accueil (modules prêt/retour, formulaires…)

- Concourir à la conception, à la mise en œuvre et à l'analyse d'enquêtes auprès des publics

- Coordonner le travail des moniteur‧ices étudiant‧es ambassadeur‧ices d'enquête et de communication (planning, formation...)

- Suppléer en cas d'absence la responsable du service du prêt et des réservations pour répondre aux sollicitations des usager‧es par mail et courrier

Mission 2 (environ 20 % ETP) Responsable du service du PEB

- Gérer le bon fonctionnement du service au quotidien (pilotage et évaluation, encadrement des deux magasinier‧es affecté‧es au service) ;

- Information et formation interne des agents en service public sur le fonctionnement du service ;

- Contribuer au projet d'amélioration et d'évolution du service.

Mission 3 (environ 10 % ETP) Chargé.e de formation

- Intégrer l'équipe de formateurs de la bibliothèque sous coordination du Service de la Formation des usagers au sein du Département des services au public ;

- Dispenser des formations aux usagers de niveaux Licence, Master ou Doctorant.

• Mission 4 (environ 30 % ETP) Participation à l'accueil des publics

- Accueillir, informer, inscrire et orienter les usagers, les assister dans l'utilisation des espaces, des services et des collections, et traiter leurs demandes spécifiques.

Activités accessoires :

- Prendre part aux réunions de service et aux actions de formation continue au sein du Service commun de la documentation ;

- Participation aux chantiers collectifs du SCD.

Participation possible, sur la base du volontariat :

• Participation à des dispositifs d'accueil & de médiation spécifiques : ateliers de conversation, cellule handicap, permanences Rameau, etc.

- Participation aux groupes de travail du SCD ;

- Participation à l'animation des visites de la bibliothèque.

Connaissances requises pour le poste

- Environnement institutionnel, scientifique, professionnel, administratif et réglementaire (fonction publique, enseignement supérieur, bibliothèques) ;

- Connaissance et expérience de l'organisation & des missions en bibliothèque et des réseaux des bibliothèques ;

- Connaissances bibliothéconomiques & des métiers du livre ;

APTITUDES & COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE

- Adapter son mode d'expression écrite et orale à la diversité des situations professionnelles, des interlocuteurs et usagers

- Savoir coopérer et travailler en équipe

- Mettre en œuvre les procédures et les bonnes pratiques en matière d'accueil, d'orientation et d'information des usagers

- Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité et le règlement intérieur

- Utiliser un système informatisé et les suites bureautiques pour toutes les opérations d'accueil et de médiation documentaire ((inscription, prêt, retour, réclamation)

- Faciliter l'identification, la localisation et l'accès à la documentation multisupports et multiformats

- Apporter une assistance de premier niveau dans l'utilisation des matériels (ordinateurs, lecteurs de microformes, automates de prêt, copieurs, imprimantes)

- Coordination fonctionnelle et animation d'équipe

- Grande réactivité

- Sens des responsabilités

- Sens du service public

- Sens de la discrétion

- Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation

- Qualités d'organisation et d'anticipation

- Qualités d'expression écrite & orale

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte 22500 étudiants.

Elle est depuis 2020 coordinatrice d'une université européenne, European Reform Universtiy Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de Constance, l'université de Roskilde, l'université de la mer Égée et la Nouvelle université bulgare.

Le Service Commun de la Documentation (SCD) se compose d'une bibliothèque universitaire de 1500 places au cœur du campus de Saint-Denis à laquelle sont associées une cartothèque et deux bibliothèques d'IUT (Montreuil, Tremblay-en-France). 87 personnels et 17 moniteurs étudiants