Responsable du service gestion des salles Université de Lille

Le service de la gestion des salles est rattaché à la Direction Générale Déléguée Immobilière et Logistique.

En qualité de responsable du service,

il/elle encadre 3 agents.

il/elle assure le suivi de la coordination du planning des salles et des emplois du temps des filières pédagogiques sur le campus Pont de Bois.

il/elle poursuit la mise en place du déploiement d'ADE, logiciel de planification.

Activités principales et associées

- encadrer et coordonner l'activité du service

- Superviser la mise à jour des maquettes du référentiel

- Saisir ou faire saisir les emplois du temps et affecter les salles avec les secrétaires pédagogique de chaque structure

- Répondre à toutes les demandes émanant de l'ensemble de la communauté universitaire (problème technique, contrôles continus, remplacements, changements de salles, réunions, conférences, colloques et autres événements ...)

Compétences requises

- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses structures

- Gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir-faire opérationnels

- Rechercher l'information, la vérifier et la classer

- Informer et rendre compte

- Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

- Planifier son activité

- Travailler en équipe

- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

- Utiliser les techniques de classement et d'archivage

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

- Animer et coordonner une équipe

- Savoir organiser, planifier et vérifier les missions d'une équipe

- Savoir gérer les conflits

- construire des tableaux de bord

- Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèse)

Savoir-faire comportementaux

- Capacité d'écoute et de dialogue

- Savoir s'adapter à son interlocuteur / Savoir être pédagogue

- Être réactif

- Savoir gérer les priorités / travailler en anticipation

- Être respectueux des règles

- Rigueur

- Force de proposition / Esprit de synthèse

- Faire preuve de maîtrise de soi

Domaines de formation et expériences souhaitables

Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel)

Connaitre les applications ou logiciels de gestion des plannings et emplois du temps

Conditions particulières d'exercice

PIcs d'activités

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.