Un.e Assistant.e de Direction Nantes Université
Critères de l'offre
Métiers :
- Responsable de la gestion des cadres (H/F)
- + 1 métier
Expérience min :
- 3 à 5 ans
Diplômes :
- Bac+2, type BTS - DUT - DTS
Compétences :
- accueil téléphonique
Lieux :
- Saint-Nazaire (44)
Conditions :
- CDD
- 1 819 € - 2 231 € par mois
Description du poste
· Localisation : Saint-Nazaire
L'activité de l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Saint-Nazaire se développe autour de :
La Formation initiale, avec un objectif : la professionnalisation au coeur de la formation,
La Formation continue, avec une priorité : se former tout au long de la vie,
La Recherche, avec une mission : valoriser la Recherche dans son environnement.
Missions :
Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail et assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions.
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des différents conseils de l'IUT.
Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions des différents conseils de l'IUT.
Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous du directeur et de l'équipe de direction.
Organiser les déplacements du directeur et de l'équipe de direction.
Diffuser les informations internes et externes.
Assurer le suivi des conventions.
Contribuer à l'organisation des opérations électorales sous la responsabilité du secrétaire général.
Activités principales
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Consultez la fiche de poste complète ici
Description du profil
• Formation et/ou qualification : BTS Secrétariat de direction
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire
Compétences et connaissances requises :
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication
Techniques d'élaboration de documents
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Savoir-faire opérationnels :
Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
Piloter un projet
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes
Savoir représenter l'établissement
Concevoir des tableaux de bord
Assurer une veille
Entreprendre
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Rédiger des rapports ou des documents
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Savoir-être :
Réactivité
Capacité de conceptualisation
Capacité prospective
Rigueur /fiabilité
Sens relationnel
Sens de l'organisation
Disponibilité
Autonomie dans le travail
Pour candidater, transmettre un CV et une lettre de motivation
L'entreprise : Nantes Université
Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École d'Architecture de Nantes.
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.