Responsable formation et vie étudiante titulaire/contractuel.le UNIVERSITE PARIS 8

ACTIVITÉS

✓ Assister la direction dans la préparation des dossiers complexes et le suivi de l'offre de formations (VAE, DU)

✓ Conduire les réformes liées à la scolarité en mode projet en lien avec la direction, les enseignants référents et les

personnels supports concernés,

✓ Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

(enquêtes de l'ADIUT, conseil de perfectionnement)

✓ Assurer la communication et les échanges avec les partenaires institutionnels en étant le référent administratif pour

les échanges internationaux

✓ Organiser les journées d'immersion et participer aux différents évènements en lien avec la scolarité

Piloter les activités du service en lien avec le projet d'établissement et les accréditations

✓ Piloter les projets stratégiques liés à la scolarité (mise en place du BUT, Pégase…),

✓ Coordonner les actions internes et externes dans le cadre du continuum bac +3/-3 et des Cordées de la réussite,

✓ Piloter l'uniformisation des procédures au sein des 3 départements

✓ Assurer la gestion des candidatures aux diplômes : paramétrage et assistance fonctionnelle sur Parcoursup et eCandidat,

✓ Organiser les calendriers annuels en partenariat avec les responsables pédagogiques : rentrée, soutenances,

jurys, fin d'année,

✓ Assurer une veille règlementaire, constituer une documentation et rédiger des procédures destinées à la direction

et aux équipes pédagogiques.

✓ Organiser les activités de la scolarité en lien hiérarchique avec les gestionnaires pédagogiques (inscriptions

administratives, assiduité, rattrapage, stage)

✓ Réaliser une veille juridique autour de la scolarité (recrutement, diplomation, conventions) pour prévenir le

contentieux.

✓ Mettre à jour et transmettre les structures de diplôme et les modalités de contrôle des connaissances pour en assurer

la modélisation, préparer les documents, les transmettre et les présenter dans les instances,

✓ Transmettre des données fiabilisées pour le paiement des heures d'enseignement

✓ Déployer les nouveaux outils métiers ou procédures au sein du service, (pégase)

✓ Animer des formations internes sur les outils liés à la scolarité (hyperplanning, sowesign) auprès des vacataires

✓ Représenter la responsable administrative dans diverses instances et groupes de travail de l'université liés à la vie

étudiante.

✓ Suivre les projets à destination de la vie étudiante et notamment les dossiers à soumettre à la CVEC

Connaissances :

• Connaître le fonctionnement de l'Université et de ses structures ;

• Connaître le fonctionnement des EPSCP ainsi que les textes réglementaires et les maquettes des diplômes ;

• Connaître son environnement professionnel ;

• Notions d'anglais

Compétences opérationnelles

• Animer une réunion ;

• Anticiper les évolutions des activités de son domaine (nouveau logiciel Pegase) ;

• Appliquer et faire appliquer les normes, procédures et règles ;

• Conduire des entretiens ;

• Encadrer et animer une équipe ;

• Maîtriser les logiciels métiers et les outils informatiques ;

• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;

• Planifier et respecter des délais ;

• Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires ;

• Évaluer et hiérarchiser des besoins ;

Compétences comportementales

• Avoir le sens du service public ;

• Capacité d'adaptation ;

• Capacité d'écoute ;

• Devoir de loyauté par rapport à l'institution ;

• Rigueur / Fiabilité ;

• Sens de l'organisation ;

• Sens de la confidentialité

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte 22500 étudiants.

Elle est depuis 2020 coordinatrice d'une université européenne, European Reform Universtiy Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de Constance, l'université de Roskilde, l'université de la mer Égée et la Nouvelle université bulgare.