Gestionnaire Centre de Services AMU F/H Université Aix-Marseille

Le poste s'insère dans le Centre de Services (CdS) AMU au sein de la DirNum. Cette équipe, totalement nouvelle (création 2024) et spécialisée, sera entièrement dédiée à la relation usager et au pilotage du support. Au travers de cette création, AMU exprime sa volonté d'investir fortement cet axe et le formaliser davantage. Le CdS sera composé d'un directeur, d'un directeur adjoint et de 2 gestionnaires CdS.

En tant que gestionnaire du CdS, les activités principales seront :

• Participation à l'exploitation du guichet unique de la relation usager AMU

• Développement et adaptation permanente des formulaires de demandes de services dématérialisés

• Aiguillage, en tant qu'expert du guichet, des demandes non attribuées vers les bonnes équipes

• Adaptation permanente du guichet unique en fonction des évolutions et des retours usagers

• Formation des usagers et des gestionnaires du guichet unique : outils déployés, bonnes pratiques

• Rédaction/adaptation/mise à jour de documentations à destination des usagers. Analyse de l'offre documentaire en regard des besoins pour proposer son évolution

• Reporting régulier auprès de la direction du centre de services

• Veille technologique permanente sur les aspects ITSM/ESM

• Participation à l'élaboration et l'analyse des enquêtes de satisfaction usager associées aux services du catalogue

• Participation à l'amélioration continue de l'activité support usager : mise à jour du référentiel des bonnes pratiques, formation des nouveaux gestionnaires support usager au fil de l'extension du guichet aux nouvelles thématiques

• Participation aux réunions avec les différentes sphères métier dont l'objectif est de les accompagner pour créer les demandes de services dématérialisées à intégrer dans le guichet unique

• Participation à l'intégration de nouvelles thématiques usagers au sein du guichet unique (phase 2 du projet) selon la planification définie avec la direction du centre de services

• Participation à la mise à jour permanente du catalogue de services

• Participation aux actions de communication autour des services du catalogue

• Participation à l'élaboration et au suivi des indicateurs associés au pilotage de la performance du centre de services

• Veiller au respect des engagements de qualité et de disponibilité des services

• Assurer l'avancement et le reporting de ses tâches dans les projets du centre de services, au travers la forge à projets AMUprojets (logiciel Redmine)

• Coordonner et organiser la conduite du changement lors des évolutions des outils

• Veiller au respect des enjeux de la sécurité au sein des outils déployés, et promouvoir cette sécurité auprès des usagers

• Veiller au respect des référentiels (RGPD, RGAA) au sein des outils déployés

• Veiller au respect des engagements de qualité et de disponibilité des services

• Diffusion de l'approche centrée usager et de la vision associée, en particulier auprès des gestionnaires du guichet unique

Positionnement hiérarchique : Sous I'autorité du directeur du Centre de Services AMU

Vous avez de l'expérience de travail en mode projet, et vous avez idéalement connaissance de l'organisation de l'établissement, de son organisation et de son fonctionnement.

En termes d'outils, vous avez une très bonne connaissance du logiciel GLPI sur sa partie assistance. Également une connaissance générale des outils d'ITSM (helpdesk, gestion de parc, catalogue de services).

Vous avez un grand sens de la communication (présentations orales, rédaction...). Enfin, vous savez travailler en équipe, avez le sens du service public et êtes force de proposition.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Nous tenons à vous informer que l'université est fermée du 26 juillet 2024 au 19 août 2024.
Toute candidature reçue pendant cette période sera donc examinée fin août/début septembre

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : ****************************