Ville de Valence - Responsable administratif et financier (h/f) Valence Romans Agglo

Sous la responsabilité du directeur de la Prévention Sociale, il assure la gestion des affaires administratives et financières, et à ce titre :

- Supervise l'ensemble des missions administratives, financières et logistiques de la direction et participe au bon fonctionnement du service ;

- Participe aux actions municipales liées à la prévention et la médiation sociales ;

- Assure le suivi administratif du contrat de Ville.

Missions organisationnelles et transversales:

- Est force de proposition dans l'organisation et les modalités de fonctionnement de la direction ;

- Planifie et met en œuvre des activités administratives et financières, contrôle leur réalisation dans le respect des objectifs visés ;

- Assure le soutien des missions et des projets de la direction dans le respect des objectifs, des priorités, des normes/procédures, des règles d'hygiène et de sécurité ;

- Apporte un soutien au directeur dans la coordination et la conduite des opérations transversales ;

Participe aux réunions de l'équipe de direction :

- Assure le suivi des indicateurs d'activité du pôle administratif ; Centralisation des éléments et données fournis par les autres services de la DPS au profit des rapports annuels d'activité de la Direction ;

- Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d'alerte ;

- Référent pour la direction du Service Administratif et Finances (SAF) du département DAP;

- Participe à la définition des besoins en formation, et à l'élaboration du plan de formation de la direction ;

- Diffuse l'information et rend compte des résultats à la hiérarchie en appréhendant leur caractère prioritaire

- Est en mesure d'apporter sur demande de la hiérarchie, tout soutien administratif et financier aux autres services de la DPS

Gestion administrative :

- Est le garant du bon suivi des sollicitations de la direction entrantes (ACROPOLIS, AGGLAE, n° vert, boites génériques, chrono, courrier…) ;

- Réception des demandes et sollicitations internes (appels, courriels, numéros verts, VH…) en vue de les affecter aux autres entités de la direction pour exécution.

- Prépare les délibérations et autres documents administratifs (décisions, arrêtés, marchés publics, etc.) ;

- Rédaction et/ou correction des correspondances en partance, en veillant au respect de la charte graphique de la Collectivité, mais aussi des processus d'archivage de la DPS (préalablement uniformisés et structurés avec le SAF).

Missions comptables et financières :

- Participe à l'élaboration annuelle des budgets et optimise leur utilisation en lien avec le SAF du département ;

- Participe aux autres missions comptables et financières de la direction (recensement des besoins, suivi et élaboration de bons de commande, facturation, etc.);

- Responsable de la régie d'avance de la direction ;

- Met en oeuvre les consultations de la direction en lien avec le SAF du département ;

Missions logistiques et techniques du service :

- Veille aux besoins logistique et technique de la direction (fournitures, demandes d'intervention, gestion de stocks, pharmacie,…) ;

- Gère, réceptionne, vérifie et assure la distribution des commandes de fournitures des agents de la DPS

- Peut assurer la gestion de certains matériels tels que photocopieurs, etc. (suivi de la maintenance, approvisionnement en fournitures comme le papier, les cartouches d'encre, les tampons, etc.).

- Effectue un inventaire des stocks et fournitures

Référent Bâtiment :

o Signalement ASTECH

o Achat

o Ménage

o Référent alarme

o Référent DCSI

Référent Véhicule :

o Suivi entretien VL, minibus, vélo etc..

o Achat

Participation aux missions de la politique de la Ville en lien avec le DSU :

- Contrat de Ville :

o contribue à l'actualisation des process, à la préparation et mise en œuvre du plan d'actions prévu au Contrat de Ville ;

o Ecriture des conventions, RDV et signature associations, engagement financiers etc… ;

o intervient sur la gestion des évènements liés à la Politique de la Ville pendant les heures ouvrées

Techniques mises en œuvre :

- Bonne connaissance de la collectivité, de son fonctionnement et de ses services, ainsi que des différents interlocuteurs et partenaires extérieurs ;

- Connaissance du cadre réglementaire de son domaine d'intervention et des pouvoirs de police du Maire ;

- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques.

- Techniques liées à l'organisation logistique et technique du service

- Obligations professionnelles en matière d'hygiène et de sécurité

- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rdv, classement, archivage…

- Techniques liées au secrétariat : rédaction de courriers, mailings, prise de note, etc.

Diplômes et/ou certifications obligatoires :

- Permis B;

Conditions d'exercice :

- Contact avec du public ;

- Travail sur écran et sur le terrain, notamment en secteur QPV ;

- Participations aux réunions du réseau SAF, avec déplacement sur d'autres sites ponctuellement ;

- Le cas échéant, peut être amené à travailler le week-end ou en soirée ;

LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d'une agglomération de 227 000 habitants.

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