Responsable adjoint(e) du Service scolarité UFR3S MED UNIVERSITE DE LILLE

Missions du poste

La faculté recrute un(e) adjoint(e) à la responsable du service de scolarité.
Les missions confiées consistent à:
- organiser, coordonner et mettre en oeuvre pédagogiquement et administrativement l'offre de formation de la filière santé pour
environ 2 400 étudiants inscrits en Parcours spécifique Accès Santé (PASS) et en Licences avec option Accès Santé (L.AS)
- superviser les paramétrages informatiques de l'ensemble des formations médicales et paramédicales dans les logiciels dédiés.
-encadrer une équipe de 5 personnes répartis dans 2 bureaux (bureau PASS-LASS et bureau des outils métiers).
Les missions peuvent évoluer au fur et à mesure des réformes, ajustements pédagogiques et de la structuration de l'UFR3S.

Activités principales et associées

- Participer avec les enseignants à l'élaboration de l'offre de formation
- Coordonner la mise en oeuvre de l'offre de formation et les réformes pédagogiques.
- Encadrer les gestionnaires - collaborateurs du/des bureaux de cycles placés sous sa responsabilité
- Participer aux procédures d'admissions (Parcoursup, E-Candidat, etc.)
- Organiser et mettre en oeuvre les plannings d'enseignement, les évaluations et les examens
- Superviser les étapes des délibérations de jury, y assister et assurer la publication les résultats

- Participer à la journée portes-ouvertes et autres forums ou salons
- Renseigner et apporter son assistance et expertise du domaine scolarité aux enseignants, usagers et autres publics
- Représenter la responsable du service à l'interne de l'UFR3S et de l'université (groupes de travail, réunions, conseil de faculté de médecine...)
et à l'externe (Agence Régionale de Santé, Ordre des médecins...) pour les questions relevant du domaine des secrétariats cités.

CDD 3 ans renouvelable en CDI

Compétences requises

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

▪ Organisation et fonctionnement de l'Université et de l'enseignement supérieur
▪ Réglementations inhérentes aux études de santé
▪ Aptitudes à l'exploitation des systèmes d'information, des outils bureautiques

Savoir-faire opérationnels

▪ Organiser, animer et planifier les activités selon les priorités; savoir fixer les objectifs et en évaluer les résultats
▪ Encadrer une équipe
▪ Veiller au respect des procédures et de la réglementation des examens
▪ Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
▪ Maîtriser des outils bureautiques courants, de même que les applications de gestion informatisées en service à l'université (Apogée, ADE, REF, etc...). Des formations à l'utilisation de ces outils spécifiques sont proposées lors de la prise de poste.

Savoir-faire comportementaux

▪ Disponibilité, réactivité
▪ Faire preuve d'initiatives et avoir le sens des responsabilités.
▪ Savoir travailler en équipe et être méthodique, rigoureux et organisé dans la gestion des processus.
▪ Savoir gérer les priorités, identifier les urgences et y faire face.
▪ Savoir anticiper et s'adapter aux évolutions, aux changements, aux imprévus et disposer d'un bon sens de l'écoute et de
l'observation
* Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Formation souhaitée en gestion, droit, management des organisations

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.