Officier d’État civil et Affaires générales H/F Mairie de Houilles

Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil

• Reçoit et prend acte des déclarations relatives à l'état civil,

• Etablit les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.),

• Gère les dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc,

• Assure la tenue administrative des registres d'état civil : mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc,

• Assure le suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc,

• Transfère les données à l'Insee,

• Traitement dématérialisé des actes d'état civil (COMEDEC),

Accueil des usagers pour diverses démarches administratives

• Gère les attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance,

• Accomplit diverses formalités administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc,

• Assure les formalités relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques,

• Prépare les bordereaux d'expédition des titres de séjour pour la Préfecture,

• Enregistre les retours des titres d'identité,

• Suit les recueils et les dossiers incomplets

Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire

• Assure la gestion administrative des cimetières communaux

• Établit des titres de concession : arrêté du Maire portant achat et renouvellement

• Vérifie le droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation

• Procède à l'établissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.

• Assure le suivi de la facturation

• Collabore avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires

Missions périodiques :

Recensement de la population

Élections (selon calendrier électoral) : Prépare les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aide à la préparation des commissions électorales

Particularités du poste :

Polyvalence sur toutes les missions du service

38h/semaine. Travail par roulement selon le planning, avec des permanences le mardi jusqu'à 19h00 ; le samedi matin, les jours de mariage et les dimanches de scrutin.

Interlocuteurs :

Les services préfectoraux, le Procureur de la République, les notaires, les services de l'état-civil des autres collectivités et les opérateurs funéraires.

Connaissances/diplômes :

• Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports

• Connaissances des logiciels métiers : Arpège (Mélodie, Requiem, Maestro) Ciril, élections, Ubicentrex

• Connaissance de l'instruction général de l'état-civil

• Utilisation d'un standard

Compétences/qualités (savoir-faire) :

• Grandes qualités relationnelles (accueil du public)

• Capacités à gérer les comportements agressifs

• Capacités à prendre du recul

• Grande discrétion et réserves indispensables

• Bonne présentation

• Sens du travail d'équipe

• Capacité à gérer la polyvalence des tâches

• Grande ponctualité

Particularités du poste :

Polyvalence sur toutes les missions du service

38h/semaine. Travail par roulement selon le planning, avec des permanences le mardi jusqu'à 19h00 ; le samedi matin, les jours de mariage et les dimanches de scrutin.

Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.

Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.

Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.

En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.