CONFIDENTIEL LHH Recruitment Solutions

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, travail temporaire spécialisé, gestion de transition et évaluation d'experts, cadres et dirigeants recherche pour son client, et basé dans les Hauts de Seine, en CDI

En tant que Senior Office Manager H/F, vous jouerez un rôle clé dans le développement de l'entreprise. Vos missions incluront :

Gestion Administrative et Support aux Services

Coordination des Services Généraux : Supervision des aspects logistiques, incluant les fournitures, la maintenance des locaux, et les relations avec les prestataires externes (nettoyage, sécurité), pour garantir un cadre de travail optimal.

Accueil et Gestion de la Réception : Assurer un accueil de qualité pour les visiteurs, clients et partenaires, en offrant une première impression positive de l'entreprise.

Support Administratif : Gestion des documents administratifs, du courrier, des contrats et de l'archivage pour une organisation fluide et structurée.

Gestion de la flotte Automobile: Suivi et gestion de la maintenance, révision ...

Optimisation des Présentations et Prise de Notes : Création et amélioration de présentations PowerPoint pour les réunions Exécutives, ainsi que la rédaction de comptes rendus synthétiques.

Support RH

Intégration des Nouveaux Collaborateurs : Facilitation de l'arrivée des nouvelles recrues en gérant les aspects administratifs et logistiques.

Suivi des Absences et Congés : Gestion des demandes de congés et des absences, ainsi que le suivi des plannings en lien avec les équipes RH.

Support à la Paie et Reporting : Préparation et transmission des éléments de paie mensuels aux consultants, suivi des rapports RH et soutien dans l'organisation des événements internes.

Communication Interne et Coordination

Interface avec la Direction et les Équipes : Servir de point de contact pour faciliter la circulation des informations entre les équipes et la direction.

Gestion des Déplacements : Organiser les déplacements (réservations d'hôtels, transports), planifier les agendas et gérer la logistique des voyages.

Gestion Comptable

Suivi des Dépenses : Gérer les budgets de fonctionnement, surveiller les dépenses liées aux fournitures, aux services externes et à la maintenance.

Traitement des Factures et Dépenses : Assurer le traitement et la validation des factures fournisseurs, le suivi des paiements, et la gestion des notes de frais des employés.

Vérifier les déclarations fiscales, sociales, TVA et gérer les impayés/relances clients

Profil :

Nous recherchons un profil justifiant d'au moins trois ans d'expérience sur un poste similaire, doté des compétences et qualités suivantes :

• Rigueur et pragmatisme, avec une capacité à appliquer et respecter les procédures en place.
• Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles, alliées à un sens aigu de la négociation.
• Vision économique et financière, avec une capacité à anticiper les impacts des décisions.
• Esprit de synthèse et capacité à traiter des sujets variés avec organisation, réactivité et adaptabilité.
• Gestion du stress et respect des délais, dans un environnement exigeant.
• Diplomatie, discrétion et sens de la confidentialité, essentiels dans les échanges et la gestion d'informations sensibles.
• Autonomie et esprit d'équipe, pour collaborer efficacement tout en étant force de proposition.
• Polyvalence, sens du détail et excellente organisation, indispensables à la réussite sur ce poste.
• Socle solide de connaissances en finance, comptabilité (clients / fournisseurs),
• Maîtrise avancée du Pack Office, notamment Excel, ainsi qu'un anglais courant, requis pour évoluer dans un environnement international.

LHH Recruitment Solutions s'engage à promouvoir la diversité et l'égalité des chances. Toute information liée à la candidature est traitée avec la plus stricte confidentialité.