Office Manager Temps Partiel 25h H/F Page Personnel

En qualité d'office Manager, vos principales missions seront :

• Organisation et coordination des événements d'équipe (gestion de la salle de conférence, réservation des hôtesses d'accueil, sélection des traiteurs, impression des badges, accueil des invités),
• Gestion de la communication avec les clients,
• Gestion de la base de données Salesforce,
• Aider à l'organisation des voyages de l'équipe (2 par an) et à la gestion des notes de frais,
• Gestion de la flotte téléphonique (Choix et négociation avec les prestataires),
• Mission d'être le point de contact pour toutes questions ou problèmes liés au bureau,
• Commandes de fournitures de bureau, de nourriture régulière , gestion des stocks,
• Gestion du courrier,
• Mission d'être le garant de la propreté du bureau et travailler en collaboration avec l'agent d'entretien,
• Coordination des réparations de bureau. Relations avec le bailleur,
• Onboarding des nouveaux employés, (IT, badges),
• Mise à jour du SharePoint,
• Règlements et suivi des factures,
• Support technique à distance avec le département informatique au Royaume-Uni,
• Suivi des dépenses et du budget,
• Soutien au management (suivi administratif et gestion des deadlines (de réunion d'équipe),
• Prise de notes lors de réunions clients, mise à jour documents Excel.

Vous êtes parfaitement à l'aise en français et à l'aise en anglais et êtes habitué aux environnements internationaux. Bonne maîtrise du Pack Office, sens des priorités, capacité à trouver des solutions en toute autonomie. Nous recherchons une personnalité bien plus qu'un profil néanmoins, vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans dans l'office management dans un environnement international. Vous faites preuve de rigueur, proactivité. Votre tempérament enjoué et flexible vous permettront de vous adapter à des collaborateurs demandeurs et exigeants.

Notre client est l'un des principaux acteurs du courtage en assurances de fusions et acquisitions à travers l'Europe. Leur équipe française, composée d'une dizaine d'experts, principalement d'anciens avocats d'affaires spécialistes en fusions acquisitions, recherche son Office Manager à Temps Partiel pour assurer le bon fonctionnement d'un bureau magnifique sur 2 étages, situé en plein coeur de Paris et pour soutenir leurs activités de développement commercial. Nous recherchons un tempérament capable de faire vivre le bureau, lui donner du dynamisme et de la cohésion, de gérer les urgences du quotidien.