Critères de l'offre
Métiers :
- Office Manager (H/F)
Diplômes :
- Bac+2
- + 1 diplôme
Compétences :
- Anglais
- Excel
- Administratif
- Gestion budgétaire
Lieux :
- Paris (75)
Conditions :
- CDD
Description du poste
RESUME DU POSTE
Dans le cadre de la mutualisation des services mis à la disposition des laboratoires, le département « Services intérieurs » regroupe 7 agents de laverie qui permettent le bon fonctionnement des laboratoires, avec notamment la prise en charge de la laverie, des déchets, de l'azote, du magasin. Ces missions sont essentielles pour les laboratoires de recherche et leur permettent de se consacrer à leurs travaux de recherche tout en ayant un service de qualité mis à leur disposition. Également au sein de la plateforme L'Office Manager sera recruté(e) au sein de l'équipe des Services Intérieurs (UMR1163/Institut Imagine), il/elle aura pour missions principales de prendre en charge la gestion administrative et budgétaire du service, d'assurer le lien avec les prestataires et le suivi des équipements scientifiques, ainsi que la gestion quotidienne de l'équipe en lien avec la Responsable du service. Il/elle sera amené(e) à réaliser une partie de ses missions pour le Service HSE.e.
PRESENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
Créé à l'initiative des chercheurs et médecins de l'Hôpital Necker - Enfants malades, l'Institut hospitalo-universitaire (IHU) des maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l'enfance à l'âge adulte. Cet IHU est porté par l'Institut Imagine, fondation de coopération scientifique ayant pour ambition d'accélérer la recherche en l'organisant au plus près du malade afin d'apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques attendues par les patients et leurs familles.
MISSION ET FONCTIONS
Gérer les commandes en lien direct avec les fournisseurs : demandes de devis, commandes sur budgets privés et publics, suivi des réceptions, relances fournisseurs
Assurer le suivi des budgets
Organiser les plannings de travail des membres de l'équipe
Participer au service livraisons en soutien à l'équipe
Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs
Préparer les maintenances et les vérifications réglementaires des équipements, assurer leur suivi : recensement des besoins auprès des équipes, contact fournisseurs, commandes, accueil des prestataires, suivi des interventions
Mettre à jour et suivre l'inventaire des équipements de l'Institut
Participer à la rédaction et la mise en forme de procédures ou modes opératoires
Participer au suivi annuel des plans de prévention
Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus à destination des participants
Participer à la gestion des déchets dangereux de l'Institut en lien avec les prestataires :
o Déchets chimiques : approvisionnement des consommables et des étiquettes, décompte des stocks de consommables, décompte des déchets à éliminer
o Déchets biologiques : suivi des non-conformités, suivi quantitatif de déchets générés, suivi des BSD
o Support pour le suivi du registre des déchets
Suivre l'élimination des déchets électriques et électroniques des laboratoires et notamment réaliser les démarches pour leur élimination en lien avec le prestataire (planification des interventions, suivi des demandes d'élimination en interne, accueil du prestataire)
Participer à l'organisation des formations (SST, formation sécurité incendie)
Support pour la gestion du marché de nettoyage : suppléance pour le suivi des réclamations et des demandes
Encadrement : non
Conditions particulières d'exercice : télétravail possible
Date de début : 30/06/2024
Durée du contrat : 12 mois
Description du profil
QUALITES ET COMPETENCES
Compétences opérationnelles :
- Capacité d'organisation
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Expérience en gestion budgétaire et administrative
- Maîtrise des logiciels du Pack Office (Excel, Word, Power Point)
- Connaissance du fonctionnement des laboratoires de recherche
- Savoir communiquer en anglais (lire, écrire, parler)
Compétences comportementales :
- Sens du service
- Réactivité, efficacité
- Capacité d'adaptation
- Discrétion
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent
CONTRAT
Type de contrat
CDD 12 mois - possibilité d'ouvrir le poste au concours
Télétravail possible
Salaire et avantages
Salaire : le début de la grille s'élève à 1850€ bruts et augmente selon expérience professionnelle
Avantages complémentaires :
Une indemnité de résidence
Une indemnité télétravail payée trimestriellement (d'un montant maximum de 254€ par an)
Congés : 50 jours de congés par an
Prise en charge des frais de transport à hauteur de 70%
Participation mutuelle à hauteur de 15 € par mois
Possibilité de demander un supplément familial (selon le nombre d'enfant à charge) :
- Pour 1 enfant à charge : 2,29 € par mois
- Pour 2 enfants ou plus à charge : 70 € par mois
Cadre de l'offre d'emploi
Catégorie B, BAP J, TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION - Corps ITRF
Emploi-type REFERENS III
Technicien-ne en gestion administrative
Date souhaitée de prise de fonction
Dès que possible
Localisation du poste (ou site)
Institut Imagine - Campus Hôpital Necker-Enfants malades
MODALITE DU RECRUTEMENT
Merci de bien vouloir adresser votre candidature à l'attention de Madame Cécile Bureau, Responsable des services intérieurs
Pour retrouver toutes les offres d'emploi, rendez-vous sur *******************************.
L'entreprise : INSTITUT IMAGINE
Offre d'emploi d'Université Paris Cité
UMR_S 1163 IHU IMAGINE - Institut des maladies génétiques
Rejoindre Université Paris Cité
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Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s'appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l'interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.
Elle compte aujourd'hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l'institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c'est faire le choix de l'exigence et de l'engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l'ouverture aux autres et au monde.