Gestionnaire RH médicales H/F chargé(e) du suivi du temps médical Centre Hospitalier Alpes Léman

MISSIONS

Assurer et organiser la gestion du temps de travail du personnel médical au sein de la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche, gérer les éléments de paie associés et assister la direction dans la stratégie du service.

L'équipe de la Direction des Affaires Médicale et de la Recherche est composée de :

• Une directrice des Affaires Médicales et de la Recherche

• Une attachée d'administration hospitalière, responsable des Affaires Médicales

• Quatre gestionnaires

• Une chargée de recrutement GHT

• Une assistante de direction à temps partagé entre la Direction générale et la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche

Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité hiérarchique de la directrice des Affaires Médicales et de la Recherche et de l'attachée d'administration hospitalière.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion du temps médical :

Sur Clepsydre Médical (logiciel de gestion du temps de travail du Personnel Médical) :

• Paramétrage des dossiers agents (ouverture des droits d'accès, congés, plannings…)

• Suivi et vérification des plannings et du respect du temps de travail

• Hotline des référents plannings

• Formation des référents plannings

• Suivi des décomptes (congés prévisionnels des médecins, CA / RTT, Compte Epargne Temps, Temps de Travail Additionnel…) et vérification mensuelle au regard des effectifs réels par rapport aux effectifs cibles

Analyse et suivi du temps médical :

• Mise en place des registres des TTA au quadrimestre

• Mise en place des contrats de TTA

• Mise à jour du tableau de suivi et de provision des CET

• Suivi des données et des dépenses liées à la Permanence des soins

• Projection du budget prévisionnel annuel sur les éléments liés au temps de travail (PDS, TTA, CET …)

• Analyse des compteurs et suivi budgétaire mensuel, trimestriel, quadrimestriel et annuel des éléments liés au temps de travail (PDS, TTA, CET …)

Tableau mensuel de la permanence des soins :

• Recensement des plannings des gardes et astreintes

• Elaboration du tableau de garde

• Mise en ligne et suivi à chaque changement

Gestion des ressources humaines médicales:

Gestion des congés, maladies, absences du personnel médical

• Traitement des documents transmis par les professionnels médicaux et/ou responsables managériaux

• Transmission des informations relatives aux absences à la gouvernance et aux responsables médicaux

• Gestion pour le dossier du professionnel et en lien avec l'outil RH et Clepsydre

• Rédaction et transmission des décisions afférentes

• Lien avec les organismes (Net Entreprise, CPAM, CNG etc.)

• Suivi des indemnités journalières

• Créations d'outils de suivi et d'indicateurs

Gestion des grèves du personnel médical

• Transmission des préavis de grève

• Recensement des grévistes

• Vérification de l'impact par rapport au service minimum

• Rédaction des décisions d'assignation et notification aux praticiens

• Synthèse des données pour transmission aux tutelles

• Lien avec le passage en paie

Elaboration d'attestations diverses

Paie :

Gestion des éléments variables de paie

• Gestion des gardes et astreintes (vérification des plannings, saisie des interventions, réalisations, décomptes, indemnisations…)

• Indemnisation des temps de travail additionnels (TTA) : décompte, droit d'option et paiement

• Indemnisation des comptes épargnes temps (CET) : décompte, droit d'option et gestion

• Gestion des éléments de paie liés à la maladie, aux congés, aux absences

Vérification de la paie

• Gestion de la paie et contrôle paie (éléments de paie variables, contrôles des saisies…)

• Certification des comptes

Instances de gouvernance :

Commission d'Organisation de la Permanence des Soins (COPS)

• Préparation des décomptes et bilans

• Organisation logistique des réunions (réservation de ressources …)

• Envoi de la convocation

• Préparation et envoi de l'ordre du jour et des documents associés

• Prise de note et rédaction du compte-rendu

• Rédaction des avis et documents divers associés

CONDITIONS PARTICULIERES DE TRAVAIL

37h30 hebdomadaire - 25 CA et 15 RTT

Recrutement en CDD sur poste pérenne ou par voie de mutation / détachement

Poste accessible aux contractuels et titulaires

Les plus : Amicale du personnel, conciergerie, accès aux offres du CGOS, self du personnel, parking gratuit, …

Vous intégrerez une équipe dynamique, dans une ambiance de travail agréable et sereine. Des temps d'échanges en équipe hebdomadaires sont formalisés à différents niveaux, en plus des échanges directs quotidiens.

Vous pourrez être accompagné(e) à votre prise de poste avec une période de tuilage et vous voir proposer des formations en fonction des besoins.

Vous bénéficierez d'un bureau en commun avec un(e) des gestionnaires de la DAM, à proximité des bureaux du reste de l'équipe pour favoriser les échanges.

CV et lettre de motivation à adresser à la Direction des Ressources Humaines avant le 08/09/2024 via le site internet du CHAL : www-ch-alpes-leman.fr

Référence à rappeler dans la candidature : AVP 112-2024

Prise de poste : à convenir

CONNAISSANCES, COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

• Sens de l'organisation, rigueur intellectuelle

• Aptitudes relationnelles, honnêteté, diplomatie, écoute, goût pour le travail en équipe

• Esprit d'initiative, autonomie, curiosité

• Aisance avec les chiffres et les outils informatiques : maîtrise de l'informatique, des outils bureautiques (Word, Excel …) et logiciels métiers (une formation pourra être proposée sur le logiciel de GTT)

• Une expérience RH et une connaissance des statuts médicaux sont un plus mais ce n'est pas une condition nécessaire si vous démontrez une curiosité et un souhait d'être formé(e)

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique.

Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d'activité tous secteurs confondus de 25%. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.

Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.