Gestionnaire pédagogique (H/F) UNIVERSITE PARIS 8

Activités du poste :

Gestion du secrétariat des diplômes de :

- Licence AES

Activités :

· Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants

· Assurer le secrétariat administratif de la formation

· Promouvoir la formation :

1. Accueillir et informer les étudiants, enseignants et publics extérieurs.

2. Répondre aux demandes d'information.

· Organiser le recrutement des étudiants :

1. Vérifier la recevabilité des dossiers dématérialisés, assurer l'interface avec les étudiants, gérer et diffuser les résultats.

2. Pour les entretiens, organiser le planning des jurys, convoquer les membres du jury et les candidats.

· Préparer la formation :

1. Recueillir et mettre en forme le contenu des enseignements (syllabus).

2. Organiser le planning des enseignements et construire l'emploi des temps de la ou des formation(s).

3. Organiser la rentrée : afficher et déposer sur les plateformes les documents pédagogiques mis à jour, confirmer le planning des cours (emploi du temps + calendriers universitaires) aux intervenants.

4. Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives

5. Organiser et gérer les inscriptions pédagogiques

6. Transmettre la liste des étudiants inscrits par voie électronique et en format papier aux enseignants avant le début des cours

· Suivre la mise en œuvre de la formation :

1. Suivre la promotion tout au long de la formation : gérer au quotidien les demandes de modifications d'emploi du temps, suivre les absences des étudiants, établir le planning des rattrapages de cours.

2. Suivre les conventions de stage

3. Diffuser les offres de stage

4. Valider la recevabilité administrative du stage, organiser les soutenances, répondre à l'enquête stage

5. Mettre en place les examens

6. Élaboration des plannings puis transmission aux étudiants et enseignants, assurer la logistique (PV de fraude, PV examen)

7. Organiser les jurys et diffuser les résultats

Connaissances requises pour le poste

1. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

2. Notions de base du domaine concerné

3. L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes

4. Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel)

5. Maîtrise des logiciels de gestion du domaine (APOGEE, Candidature P8)

Compétences professionnelles

1 Travailler en équipe.

2 Travailler en autonomie.

3 Planifier son activité, savoir anticiper, gérer son temps.

4 Analyser et gérer les demandes d'information.

5 Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs.

6 Utiliser les modes de communication écrites ou orales.

7 Gérer la confidentialité des informations et des données.

8 Faire preuve de capacité de polyvalence et d'adaptation.

9 Faire preuve d'organisation, de rigueur et de méthode.

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres : 22500 étudiants

Elle est depuis 2020 coordinatrice de l'université européenne European Reform University Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020).

L'Unité de Formation et de Recherche (UFR) AES Économie et Gestion a vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines des sciences économiques et sociales et des sciences de gestion.

L'UFR AES Économie et Gestion organise les enseignements de Licence et Master suivants :

• Licence administration économique et sociale (AES) avec 2 spécialisations :
o Administration et Gestion des Entreprises - Ressources Humaines
o Économie Sociale et Solidaire- Entreprenariat

• Licence économie et gestion avec 2 parcours :
o Économie et finance
o Management

• Double licence LEA/Gestion

• Master mention économie des organisations avec 3 parcours :
o Économie managériale et droit des projets publics et privés
o Économie Sociale solidaire et innovante

o Transition écologique, économique et sociale

• Master mention management, avec 2 parcours :

o Conseil en organisation et Management du Changement

o Conseil en Stratégie et Transformation Digitale

• Master mention management et commerce International, parcours commerce extérieur trilingue

• Master mention Monnaie, Banque, Finance, Assurance (MBFA)