Gestionnaire de scolarité en bureau des inscriptions titulaire/contractuel.le UNIVERSITE PARIS 8

Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l'université…)

- Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique

- Réception et traitement du courrier interne et externe

- Inscription administrative des étudiants

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

- Contrôle des pièces justificatives originales

- Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales

présentées (Formulaires d'admission, Formulaire d'équivalence, Fiche de transfert « arrivée »)

- Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d'inscription administrative en ligne

- Saisie des inscriptions administratives dans l'application Apogée en contrôlant l'autorisation d'inscription

(admission, paiement des années antérieures en règle…)

- Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc)

- Remise des cartes étudiants

- Délivrance d'attestations d'inscription

- Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Apogée, notamment pour la remontée

SISE

- Relance des étudiants en attente de paiement

- Gestion des demandes de transferts « départ » : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier

universitaire à l'établissement d'accueil

- Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau

- Participation à l'écriture des procédures administratives

- Participation à la préparation et à l'organisation de la campagne d'inscription administrative (forte activité de

juillet à septembre)

- Participation à la formation et à l'encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre)

- Répondre aux demandes d'information et aux questions posées par les étudiants, notamment via

l'application de messagerie « Assistance étudiants »

- Classement et archivage des différents dossiers d'inscription

- Activités diverses : participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin

COMPÉTENCES :

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université

- Connaître les règles de scolarité

- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)

- Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte

- Avoir le sens de l'accueil

- Être rigoureux et méthodique

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte 22500 étudiants.

Elle est depuis 2020 coordinatrice d'une université européenne, European Reform Universtiy Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de Constance, l'université de Roskilde, l'université de la mer Égée et la Nouvelle université bulgare.