Gestionnaire de scolarité H/F Université Jean Moulin Lyon 3

Dans le cadre du service de gestion de scolarité générale de la Faculté de Philosophie, suite à des absences momentanées de deux agents, l'université recrute deux personnels en renfort pour une période de trois mois.

Activités principales et différentes tâches s'y rapportant :

Activités principales :

-Gérer la scolarité des étudiants en licence ou master

- Assurer au quotidien l'accueil téléphonique et physique des étudiants, des enseignants et des intervenants extérieurs

-Transmettre l'information par divers canaux

- Gérer le courrier et traiter la messagerie

-Renseigner globalement sur la faculté et ses formations

- emploi du temps : demande des salles et saisie des EDT dans GDM

- saisie des dossiers d'admission sur Scollins,

- Affectation des étudiants dans les groupes de CM et TD, changement de groupes, suivi des absences notamment pour le CROUS (attestation d'assiduité), dispense d'assiduité

-Suivi des heures enseignants (gestion des absences-rattrapages, changement de salles, anonymat...) - Gérer les examens (demander aux enseignants les sujets, affichage des plannings d'examens, organiser les épreuves orales et les épreuves des tiers temps, PV, préparer les copies et les amphis, assurer les astreintes des permanences, traiter l'anonymat des copies, saisie des notes, aider à affecter les surveillants aux examens et suivre leur bonne présence, préparer le planning d'examen des étudiants en situation de handicap, vérifier et calculer les PV de délibérations, éditions des PV.

-Ouverture du site web étudiants

-Établir le relevé de notes des étudiants à leur retour de l'étranger en liaison avec le gestionnaire RI

-Demander l'édition des diplômes et les remettre aux étudiants

-Archivage semestriel/annuel

Activités associées :

- Participer aux réunions d'équipe

Compétences opérationnelles et comportementales :

• Rigueur et organisation

• Autonomie et gestion du temps efficace

• Savoir anticiper, gérer l'urgence et être réactif

• Sens du contact et de l'écoute

• Travail collaboratif en équipe

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : 1 an minimum

Connaissance et outils :

• Connaissance de la réforme LMD

• Connaissance de la réglementation liée à la scolarité

• Connaissances des normes administratives

• Connaissance de l'enseignement supérieur

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université et de ses composantes

• Maitrise de WinScollins- GDS-GDN

• Maîtrise d'Ecandidat

• Maitrise des outils bureautiques

• Maitrise des techniques d'expression orale et écrite

Autour du poste :

• Maîtrise et anticipation d'un calendrier contraint, induit par le calendrier universitaire.

• Présence obligatoire à la rentrée de chaque semestre et pendant les périodes d'évaluation et de candidatures

• Contraintes horaires pendant les examens

• Pics d'activités prévisibles et réguliers

Service recruteur : Faculté de Philosophie

Date de prise de poste : 23 septembre 2024

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : 3 mois

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1920€ + négociable selon expérience + primes annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Nombre de poste : 2

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 2,5 jours de congés par mois
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle

La Faculté de Philosophie de l'Université Jean Moulin Lyon 3 offre la totalité du cursus de philosophie avec de nombreuses coopérations internationales.