Gestionnaire de scolarité des Masters Histoire Université Lumière Lyon 2

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un ou une Gestionnaires de scolarité Masters Histoire

MISSIONS

Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la scolarité concernant l'ensemble des mentions et parcours de masters Histoire de l'UFR T&T.

Assurer, sous l'autorité de la Responsable de Scolarité ou de la Responsable Administrative et Financière la liaison entre les responsables pédagogiques, les étudiants et les enseignants, et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la scolarité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1/ Accueillir et informer les étudiants, les enseignants et les intervenants extérieurs

2/ Gérer la scolarité des étudiants

• Gestion et suivi des inscriptions pédagogiques

• Contrôle et validation des conventions de stages dans le logiciel PSTAGES.

• Diffuser les offres de stages ou d'emplois

• Suivre l'organisation des soutenances de mémoire ou des rapports de stage en collaboration avec les enseignants et les tuteurs en entreprises

3/ Organiser les examens et les jurys

• Préparation des examens en collaboration avec les Responsables Pédagogiques et les gestionnaires de l'UFR et des établissements partenaires

• Envoi des convocations de soutenances de mémoire

• Saisie des résultats logiciel APOGEE,

• Préparation des jurys d'examens..

• Édition et délivrance des attestations de diplômes

• Remise des diplômes : demande d'édition et organisation des cérémonies

4/ Gérer les emplois du temps

En relation avec les Responsables Pédagogiques et les enseignants de l'UFR et des partenaires :

5/ Dossiers de candidatures

• Gestion des dossiers déposés sur les différentes plateformes de candidature « Études en France », « E-candidats » et « MonMaster » :

• Examens et Transmission des dossiers aux Responsables Pédagogiques

• Suivi des candidatures

• Transmission des dossiers aux Responsables Pédagogiques

• Saisie des avis de la commission d'admission

• Information des résultats aux candidats

• Sur le logiciel APOGEE, saisie et transmission des autorisations d'inscription administrative

• Traiter les demandes de transfert des dossiers de scolarité en relation avec les établissements extérieurs

6/ Classer et archiver les dossiers des étudiants, les copies, les PV de jurys

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• Organisation des réunions de rentrée et des conseils de perfectionnement

• Participation active aux réunions d'information

• Accompagnement des nouveaux gestionnaires de scolarité dans leur prise de fonction

Poste de catégorie C ouvert aux titulaires et contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Maîtrise de la règlementation en matière de scolarité

• Connaissances des normes administratives

Savoirs sur l'environnement professionnel

• Connaissance de l'enseignement supérieur

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université et de ses composantes

Savoir-faire

• Maitrise des outils bureautiques:

• Maitrise des applications métiers : APOGEE, ADE

Comportements attendus

• rigueur et organisation

• gestion du temps

• discrétion, autonomie, polyvalence et discernement

• écoute, adaptation et réactivité aux demandes selon leur priorité

• sens du travail collaboratif en équipe

• capacité de communication

Spécificités du poste

Les formations étant co-accréditées :

• prise en compte des conventions de co-accréditation et de l'application du règlement des études en lien avec les établissements partenaires.

• communication et échanges sur l'organisation des formations :

  • Planification et coordination des emplois du temps (prise en compte des sites multiples)

  • réceptionner et/ou diffuser les informations aux étudiants, enseignants etc..

  • des déplacements à prévoir auprès des établissements partenaires.

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 2 août 2024

Poste à pourvoir le 1er septembre 2024

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

Poste de catégorie C :

• ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation

• ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable

Créée en 1973, l'Université Lumière Lyon 2 s'attache à porter une vision forte et exigeante de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.

Avec une offre de formation variée, s'adressant à tous les publics, l'université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.