Gestionnaire de scolarité F/H Université Aix-Marseille

Le gestionnaire participe à toutes les opérations de la fonction scolarité depuis les démarches préalables à l'inscription jusqu'à la remise du diplôme : accueil et information, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, stages (le service gère une moyenne annuelle de 600 conventions, avec une attention toute particulière pour les stages se réalisant régulièrement à l'étranger pour lesquels l'accord du Fonctionnaire Sécurité Défense est régulièrement requis).

En termes qualitatifs, les missions afférentes au poste se déclinent en plusieurs volets, le gestionnaire participe activement à la préparation des documents pour la Commission Pédagogique et assure également l'accueil des enseignants des disciplines concernées, en leur communiquant les informations nécessaires à l'accompagnement administratif des cours. L'accueil des étudiants est une activité essentielle de ce poste. L'accueil personnalisé et expert dans les thématiques administratives, pédagogiques et sociales (questions de premier niveau relatives à l'octroi et au maintien de la bourse) est attendu. Cet accueil peut se dérouler en présentiel, téléphoniquement, par voie électronique, voire par visioconférence dès lors que le gestionnaire est en télétravail.

En détails :

• Gestion des opérations spécifiques aux inscriptions :

  • Traitement de dossiers de candidatures sur e candidat (examen de la recevabilité des dossiers, complétude),

  • Enregistrement des validations d'acquis et des concordances,

  • Gestion des inscriptions administratives, en présentiel et par le web,

  • Suivi, mise à jour et contrôle du bon déroulement des inscriptions administratives, des inscriptions pédagogiques,

  • Repérage et correction des anomalies dans l'application de gestion,

  • Contrôle des Inscription Pédagogique web,

  • Suivi des dossiers en attente de paiement (veille, relance et finalisation).

• Gestion administrative :

  • Diffusion et traitement de divers documents de scolarité : dossiers de candidatures, dossiers d'inscription, Régime Spécial d'Études, exonération, remboursement, etc.,

  • Mise à jour des dossiers d'étudiants boursiers,

  • Contrôle de l'assiduité des boursiers,

  • Élaboration de la liste des diplômes et délivrance du diplôme,

  • Participation aux journées d'accueil des futurs étudiants et des étudiants (Journée Portée Ouverte, salons, journées de prérentrée, etc.)

  • Accueil / information, en présentiel et téléphonique, des étudiants et des enseignants,

  • Gestion du courrier papier et électronique,

  • Classement et archivage.

• Gestion des conventions de stage :

  • Réception et suivi des conventions de stages,

  • Vérification de la complétude des dossiers,

  • Contrôle des mentions obligatoires contenues dans les conventions de stage,

  • Information préalable des étudiants et enseignants sur les points de vigilance (délais, stages à l'étranger, etc.).

Missions spécifiques en fonction des pics d'activités : Participation aux opérations de logistique des examens sur les sites délocalisés notamment, et au déroulement des examens au centre sportif universitaire (aide à la distribution des sujets, émargement des étudiants, préparation des salles d'examen, etc.).

Vous êtes diplômé(e) dans le domaine de la gestion administrative ou avez de l'expérience dans ce secteur ?

L'utilisation des outils bureautiques et l'apprentissage des logiciels métiers ne vous fait pas peur ?

Vous avez un esprit d'équipe développé, une aisance relationnelle et l'organisation est l'une de vos qualités principales ?

Alors rejoignez l'équipe de la scolarité d'ALLSH !

Poste à pourvoir dès que possible - CDD de 12 mois - renouvellement possible,

Temps complet - du lundi au vendredi

Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN 13100 Aix en Provence

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d'ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d'un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : ****************************

La faculté d'Arts, Lettres, Langues, Sciences Humaines (ALLSH) propose une offre de formation diversifiée : 16 mentions de licences généralistes, 72 parcours-types de masters regroupés en 22 mentions qui correspondent à autant de champs disciplinaires, dont : lettres modernes, littérature française et comparée, linguistique, monde du livre, arts plastiques, cinéma, médiation culturelle, musique, théâtre, linguistique et phonétique générales, français langue étrangère, études des aires culturelles anglophones, germaniques, asiatiques, slaves, moyen-orientales, italiennes, hispaniques, portugaises, brésiliennes, latino-américaines, langues romanes et roumain, langues étrangères appliquées, psychologie cognitive, développementale, différentielle, clinique, sociale, sciences de l'éducation, histoire, histoire de l'art et d'archéologie, sciences de l'antiquité, anthropologie, sociologie, philosophie, ergologie, études européennes, géographie humaine, physique, théorique et quantitative.
Elle propose également, 4 licences professionnelles, un Diplôme d'Etudes Universitaires Scientifiques et Techniques, des préparations aux concours et agrégations, des diplômes d'établissement et 30 langues enseignées.

Le gestionnaire de scolarité du Bureau des Inscriptions et du Suivi de l'Etudiant (BISE) d'ALLSH intègre une équipe de 46 agents placée sous l'autorité du responsable du service de scolarité. Ce service a pour mission de répondre aux besoins de l'étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés. Il pilote des antennes de scolarité délocalisées.

Le BISE comprend des bureaux aux thématiques suivantes :

-Lettres et Arts

-Humanités, Sciences Historiques et Sociales (HSHS) / Géographie, Aménagement et Environnement (GEA)

-Langues, Langage et Cultures (LLC)

-Langues Etrangères Appliquées (LEA)

-Psychologie-Sciences de l'Education (PSE)