Gestionnaire scolarité F/H Université Aix-Marseille

Chaque gestionnaire du BEX exerce ses fonctions sous l'autorité du chef de bureau et se voit attribuer un portefeuille de gestion pluridisciplinaire (épreuves de plusieurs filières).

Le BEX gère l'ensemble des épreuves d'examen d'ALLSH, ce qui implique une disponibilité accrue durant ces périodes de pics d'activité.

A- Opérations logistiques :

• Vérification du calendrier des examens,

• Réception et contrôle des sujets d'examen,

• Reproduction des sujets et mise sous pli,

• Édition des listes d'émargement et des procès-verbaux de salles d'examen,

• Élaboration et diffusion des calendriers de surveillance des épreuves,

• Relation avec la Cellule Handicap de campus pour les étudiants en situation de handicap,

• Organisation des examens au centre sportif universitaire (préparation et transport des sujets, signalétique, étiquetage, préparation de la salle, récupération des listings, coordination des épreuves),

• Port des sujets et du matériel dans les salles,

• Affichage des listings d'étudiants devant les amphithéâtres,

• Permanences pour la réception des copies à l'issue des épreuves.

B- Résultats :

• Création et envoi aux enseignants des maquettes import-export,

• Saisie des notes et des rectificatifs de notes,

• Participation au calcul des résultats (lancement, vérifications, etc.),

• Édition des documents pour les jurys, des relevés de notes et des attestations de réussite,

• Élaboration de la liste des décisions rectificatives,

• Accueil des étudiants.

C- Modalités de contrôle des connaissances :

• Saisie des modalités de contrôle des connaissances (modélisation des épreuves), des règles de calcul, et des bonus.

D- Missions spécifiques en fonction des pics d'activité :

• Aide aux inscriptions administratives et pédagogiques du bureau d'inscription et du suivi de l'étudiant.

Nous recherchons un candidat doté d'une excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel. Organisé et méthodique, il saura gérer son travail avec rigueur et respecter les délais impartis. La confidentialité des informations est primordiale et le candidat doit être capable de la maintenir en toutes circonstances.

Autonome, il est également capable d'informer et de consulter sa hiérarchie lorsque nécessaire, tout en respectant la réglementation inhérente aux examens et nos procédures internes.

Sur le plan personnel, le candidat idéal possède de solides aptitudes relationnelles et une grande maîtrise de soi. Il sait écouter et comprendre, prendre des initiatives, anticiper les besoins et travailler efficacement en équipe. La polyvalence est une qualité essentielle pour ce poste.

Poste à pourvoir dès que possible - CDD 12 mois - renouvellement possible

Temps complet - du lundi au vendredi

Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN 13100 Aix en Provence

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : ****************************

Le gestionnaire de scolarité du Bureau des EXamens (BEX) de la Faculté d'Art, Lettres, Langues, et Sciences Humaines (ALLSH), intègre une équipe placée sous l'autorité du responsable du service de scolarité. Ce service a pour mission de répondre aux besoins de l'étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Principaux interlocuteurs du gestionnaire de scolarité :

Les enseignants, les étudiants, les gestionnaires des bureaux d'appui à la pédagogie de l'Unité de Formation et de Recherche (UFR) ALLSH, ses services et ceux de l'université : Direction des Relations Internationales, Service de Formation à Distances, etc.