Gestionnaire de l'offre de formation UFR3S Scolarité Médecine UNIVERSITE DE LILLE

Missions du poste

Le gestionnaire, sous l'autorité du responsable de scolarité, assure l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés (Inscriptions administratives, fiches de stages, suivi de cursus, répartitions de stages, validation des stages, remise attestation de diplôme)
Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants.

Activités principales et associées

Accueil physique et téléphonique des usagers (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
Participer à l'organisation des journées portes ouvertes
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes
Participer à la préparation de la rentrée et événements
Participer à la vérification des structures d'enseignement et à la saisie des modalités de contrôle et des connaissances
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
Assurer la gestion des demandes d'informations relatives à la formation : gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers

Mettre en œuvre les opérations liées aux examens
Assurer la collecte et la mise en page des sujets d'examens
Préparer les procès-verbaux pour les délibérations de jurys de la collecte des notes à l'édition des procès-verbaux.

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat.
Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Concevoir des bases de données
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Capacité d'organisation

Savoir-faire opérationnels

Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...)
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine (apprentissage puis maitrise)
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Faire preuve d'organisation et de réactivité
Travailler dans des délais contraints

Savoir-faire comportementaux

Travailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externes
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Capacité d'écoute et d'échange
Rigueur
Fiabilité
Capacité à rendre compte
Sens de la confidentialité

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en secrétariat, gestion administrative

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