Gestionnaire de l'offre de formation à l'UFR3S Médecine 3ème cycle UNIVERSITE DE LILLE

Missions du poste

Le bureau du troisième cycle gère une cohorte de près de 2000 étudiants répartis dans 44 DES (diplôme d'études spécialisées), 24 FST (formation spécialisée transversale) et + de 15 options.
Chaque DES, FST ou options est relié à un coordonnateur, pilote référent pédagogique de la formation.
Le gestionnaire, sous l'autorité du responsable de scolarité, assure l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés (Inscriptions administratives, fiches de stages, suivi de cursus, répartitions de stages, validation des stages, remise attestation de diplôme)
Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants.

Activités principales et associées

Accueil physique et téléphonique des usagers : enseignants, étudiants, internes...
Rédaction de courriers et courriels
Gestion des dossiers universitaires
Gestion des feuilles de stages, conventions de stages..
Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiants et aux examens
Suivi du cursus

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat.

Savoir-faire opérationnels

Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...)
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine (apprentissage puis maitrise)
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Faire preuve d'organisation et de réactivité
Travailler dans des délais contraints

Savoir-faire comportementaux

Travailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externes
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Capacité d'écoute et d'échange
Rigueur
Fiabilité
Capacité à rendre compte
Sens de la confidentialité

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en secrétariat, gestion administrative

Conditions particulières d'exercice

Contraintes calendaires fortes : pics d'activité prévisibles et réguliers (ex : lors des examens)
Situations de stress et/ou de tension possibles avec les usagers à gérer en lien avec la responsable du service
Permanences d'accueil obligatoires

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.