Gestionnaire de l'offre de formation UFR3S Médecine UNIVERSITE DE LILLE

Missions du poste

Le gestionnaire, sous l'autorité du responsable de scolarité, assure au sein de l'UFR, l'ensemble des actes de gestion
administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés.
Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants.

Activités principales et associées

Saisir et suivre l'enregistrement des heures d'enseignement
Organiser et participer aux examens
Saisir des résultats dans les logiciels dédiés
Accueil physique et téléphonique des usagers : enseignants, étudiants.
Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiants et aux examens
Rédaction de courriers et courriels
Gestion des dossiers universitaires des internes de médecine générale
Gestion des feuilles de stages

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat.
Connaissance de la réglementation du domaine de la scolarité

Savoir-faire opérationnels

Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...)
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine (apprentissage puis maitrise)
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Faire preuve d'organisation et de réactivité
Travailler dans des délais contraints

Savoir-faire comportementaux

Travailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externes
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Capacité d'écoute et d'échange
Rigueur
Fiabilité
Capacité à rendre compte

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en secrétariat, gestion administrative
Maitrise du PAC office

Conditions particulières exercices:

Contraintes calendaires fortes : pics d'activité prévisibles et réguliers (ex : lors des examens)
Situations de stress et/ou de tension possibles avec les usagers à gérer en lien avec la responsable du service
Permanences d'accueil obligatoires

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