Gestionnaire de l'offre de formation - FC Université de Lille

Sous la responsabilité hiérarchique d'une Responsable de l'offre de Formation continue, assurer le suivi administratif, logistique et financier des dispositifs et actions de formation gérés par le service, accompagner et suivre les apprenants dans leurs parcours de formation, mettre en œuvre les outils relatifs à la démarche qualité de l'UFR 3S et aux critères de la certification Qualiopi.

Activités principales et associées

Organiser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les chargés et responsables de formation, les enseignants et formateurs et les participants.

Accueillir et informer les personnels et les usagers de la composante

Gérer les aspects administratifs des actions de formation : gestion et suivi des inscriptions des apprenants de la formation continue, convocations, attestations de stage, réservations de salle, plannings.

Organiser et alimenter les bases de données nécessaires à l'activité du service.

Traiter les sollicitations et les demandes d'informations en interne et en externe.
Assurer les relations avec les organismes financeurs publics et privés.

Travailler en en équipe, assurer la continuité du service en cas d'absence.

Être force de proposition pour l'amélioration de la qualité des services et des procédures.

Participer à l'élaboration de fiches de procédures.

Participer aux actions de promotion de l'offre de formation (journées portes ouvertes, salons,…, sur demande de la hiérarchie.

Participer à différentes missions transversales du service.

Organiser le classement des dossiers et procéder à l'archivage des pièces administratives.

Analyser les parcours en correspondance avec la réglementation Qualiopi

Compétences requises

Connaissance de base des dispositifs de formation continue, des outils et des méthodes de l'ingénierie de formation. Connaissance de base du cadre réglementaire et légal de la formation continue et de la validation des acquis. Connaissance de la réglementation financière de la formation continue. Connaissance de base de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'université.

Savoir-faire opérationnels

Utilisation des outils informatiques nécessaires à l'activité: internet, outils spécifiques ( Apogée, ADE).

Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel).

Savoir-faire comportementaux

Devant la diversité des tâches à accomplir, le gestionnaire en formation continue doit être polyvalent, dynamique et organisé . Il doit faire preuve de qualités d'écoute et de communication.

Il doit être en mesure de:

Rechercher l'information, la vérifier et la classer;

Planifier son activité;

Travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes;

Informer et rendre compte;

Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.

Domaines de formation et expériences souhaitables

Gestion administrative et pédagogique

Conditions particulières d'exercice

Contact avec des interlocuteurs variés en interne et en externe ; Diversité des tâches et nécessité de les exécuter

dans les plus courts délais; Esprit d'équipe très développé : la collaboration entre collègues est indispensable à

la bonne marche du service; Forte souplesse et capacité d'adaptation.

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Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
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