Gestionnaire de scolarité formation continue - 126 UNIVERSITE TOULOUSE III

Gérer des formations diplômantes : Diplômes d'Université (DU), Diplômes Inter-Universitaires (DIU) et Attestations d'Etudes Universitaires (AEU) en s'assurant du bon déroulement des formations, de leur ouverture à la diplomation.

- Vérifier les pré-requis d'ouverture des formations et des inscriptions administratives (programmes, listes des autorisés à s'inscrire, justificatifs d'inscription)

- S'assurer de la conformité et du bon déroulement des processus d'inscriptions administratives des stagiaires

- Réaliser les inscriptions administratives en formation initiale, éditer les cartes d'étudiant

- Se coordonner avec les secrétariats pédagogiques, les enseignants responsables et la MFCA

- Gérer les résultats : arrêtés de jurys, procès-verbaux, relevés de notes, diplômes

- Participer à la mise à jour de l'offre de formation en ligne

- Participer à la mise à jour des procédures du service

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Saisir, mettre en forme des documents divers

- Classer et archiver les documents (réseau informatique et archives papier)

- Assister les collègues et la responsable du service

- Participer ponctuellement à des surveillances d'examens ou tenue de bureaux de votes

Connaissances :

Organisation générale et fonctionnement de l'établissement et de ses composantes

Connaissance de l'environnement professionnel lié au domaine de la santé

Connaissance des cursus de santé

Réglementation relative aux études et aux diplômes

Savoir faire technique :

Maîtrise des logiciels Word, Excel, messagerie électronique

Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (reformuler les demandes, écoute active, apaiser les conflits…)

Maîtrise de l'expression écrite (orthographe, syntaxe, prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres)

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Trier, hiérarchiser et classer les informations

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoirs comportementaux :

Analyser et gérer les demandes d'information

Réactivité et initiative

Sens de l'organisation

Sens relationnel

Respect des procédures et application de la règlementation

Diplômes requis : Diplôme de niveau V avec expérience ou diplôme de niveau IV minimum

Expérience souhaitée : Expérience mettant en valeur les savoir-faire techniques et comportementaux attendus

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C

• Corps de recrutement : ATRF ou ADJAENES

• Quotité de travail : 100%

• Date de prise de fonctions souhaitée : 02/09/2024

• Poste ouvert aux titulaires et contractuels

• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

• Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

• Localisation géographique : 133 route de Narbonne, Toulouse

Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

Le poste est à pouvoir à la Faculté de santé, au sein du Service Universitaire de Développement Professionnel Continu en Santé et Soins (SUDPC2S). Le SUDPC2S est un service transversal collaborant avec les trois départements de la faculté de santé. Il est placé en situation d'interface systématique entre les responsables d'enseignement, les stagiaires/étudiants et la Mission Formation Continue et Apprentissage. Le service est composé d'une équipe administrative de trois personnes : deux gestionnaires de formations et une responsable N+1. C'est une création de poste, pour venir renforcer l'équipe