Assistant administratif gestion de flotte automobiles H.F RH VENTURE

L'Assistante Administrative dans une société de transport de personnes joue un rôle essentiel dans la gestion efficace de la flotte de véhicules utilisée pour le transport des clients. Ce professionnel fournit un soutien administratif et opérationnel au responsable de la flotte et aux équipes techniques. Elle est responsable de la coordination des activités administratives liées aux véhicules, de la gestion de la documentation, du suivi des opérations d'entretien et de l'assistance dans la gestion globale de la flotte.

Responsabilités principales :

1. Gestion de la documentation :

1. Assurer la mise à jour et la gestion des dossiers de chaque véhicule, y compris les documents d'immatriculation, les assurances, les rapports d'entretien, etc.

2. En charge des documents réglementaires liés aux véhicules et s'assurer de la conformité. Gestion du planning des conducteurs pour les visites réglementaires.

(Contrôle technique, révision)

1. Coordination des opérations d'entretien :

1. Planifier et coordonner les opérations d'entretien préventif et curatif des véhicules en collaboration avec les équipes techniques.

2. Suivre les calendriers d'entretien pour garantir que chaque véhicule est régulièrement inspecté et entretenu conformément aux exigences du constructeur et aux normes de sécurité.

1. Assistance dans la gestion des sinistres et des assurances :

1. Coordonner les procédures en cas d'accidents ou de sinistres impliquant les véhicules de la flotte.

2. Faciliter les démarches avec les compagnies d'assurance pour les réparations et les réclamations.

1. Gestion du carburant :

1. Suivre et contrôler les prises de carburant effectués par les chauffeurs et les véhicules de la flotte.

2. Vérifier les factures de carburant pour assurer leur exactitude et leur conformité avec les politiques de l'entreprise.

3. Analyser la consommation de carburant pour identifier les économies potentielles et promouvoir des pratiques de conduite éco-responsables.

1. Contrôle des contraventions :

1. Recevoir, vérifier et traiter les contraventions

2. Collaborer avec les chauffeurs pour comprendre les circonstances des contraventions et suivre les procédures d'appel si nécessaire.

3. Veiller à ce que les contraventions soient payées dans les délais impartis pour éviter les pénalités.

6. Suivi des mouvements de la flotte dans le logiciel métier :

· Affectation des chauffeurs en lien avec les pv de livraison et de restitution.

7.Rapports et suivi :

1. Préparer des rapports périodiques sur la consommation de carburant, les dépenses liées au carburant et les contraventions.

2. Maintenir une base de données précise et actualisée des transactions de carburant et des contraventions.

• Diplôme d'études professionnelles ou universitaires en administration, gestion de flotte ou domaine similaire.

• Expérience préalable en tant qu'assistante administrative, idéalement dans le secteur du transport ou de la logistique.

• Connaissance des processus d'entretien et de gestion de flotte est un avantage.

• Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et respect des délais.

• Maîtrise des outils informatiques, y compris les logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.).

• Capacité à communiquer clairement et efficacement avec les membres de l'équipe et les fournisseurs.

• Souci du détail et aptitude à travailler de manière autonome tout en maintenant une collaboration étroite avec les autres départements.

RH'Venture accompagne ses clients dans la gestion de leurs Ressources Humaines. Nous intervenons de façon ponctuelle ou récurrente en nous adaptant aux organisations de nos clients.

Notre objectif ? Rendre accessible la fonction RH à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille !

Pour le compte d'un de nos clients, RH'venture est à la recherche d'un Assistant administratif / gestion de flottes auto H.F basé à Aulnay-Sous-Bois.

Cette société de plus de 500 salariés, fondée il y a 44 ans, a pour vocation de fournir des solutions de transport sûres, confortables et accessibles aux personnes en situation de handicap. Sa mission principale consiste à faciliter la mobilité et l'inclusion sociale des individus ayant des besoins spécifiques en matière de transport.

Consciente des défis auxquels font face les personnes en situation de handicap notre client s'engage à leur offrir des services de transport adaptés, répondant à leurs besoins individuels.

L'inclusion et l'égalité des chances pour tous sont des convictions fondamentales de notre client. Ils mettent tout en oeuvre pour créer un environnement où les personnes en situation de handicap peuvent se déplacer en toute autonomie et avec dignité.