Gestionnaire administratif (H/F) Université Claude Bernard Lyon 1

L'IMP est une unité mixte de recherche qui associe près de 213 personnes, dont 88 permanents et plus de 125 doctorants, post-doctorants, stagiaires et CDD, autour de la thématique des matériaux polymères. L'IMP est multi-tutelles (CNRS, Université Claude Bernard Lyon 1, INSA Lyon, Université Jean Monnet Saint-étienne) et multi-sites (site Université Claude Bernard Lyon 1, site INSA Lyon et site Saint-Etienne). Le poste est situé sur le site Lyon 1 de l'IMP - Bâtiment POLYTECH, 15 boulevard Latarjet 69100 VILLEURBANNE. équipe : services communs. Le poste sera partagé à moitié de temps entre l'IMP site UCBLyon 1 et le CDHL , plateau technique de l'université chargé des analyses par diffraction des rayons X dont le personnel rattaché (un IR et un IE) réalise des prestations de services auprès de laboratoires publics et privés, lesquelles sont ensuite facturées aux utilisateurs.

La personne recrutée aura une mission de gestion des commandes et missions sur crédits EZUS en priorité et sur crédits UCBL, par la suite. Elle passera les commandes et remboursera les frais de missions. Elle aura également une mission d'accueil sur le site Lyon 1 de l'IMP qui compte une soixantaine de non-permanents (doctorants, stagiaires et post-doctorants) et une trentaine de permanents. Elle assurera l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes. La personne recrutée participera aux opérations de logistique de l'IMP (organisation de colloques, séminaires, invités, ...) et assistera les personnels dans leurs démarches.

Activités principales de l'agent :

• Engager les dépenses de commandes et de missions sur crédits EZUS en priorité et UCBL par la suite

• Suivre l'exécution du budget EZUS

• Accueillir les personnels et visiteurs du site UCBLyon1

• Participer aux opérations de logistique lors de l'organisation de colloques, de séminaires

• Saisir, mettre en forme des documents (courriers, mails, …)

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

Compétences attendues :

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Utiliser les outils bureautiques

• Enregistrer et classer les documents

• Savoir accueillir, informer et prendre des messages

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

  
  
  

Connaissances :

• Connaitre les règles et techniques en matière de gestion financière

• Connaitre le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche

• Connaître les techniques d'accueil téléphonique et physique

  
  
  

Savoir être :

• Sens du relationnel

• Savoir gérer son activité en autonomie et savoir travailler en équipe

• Rigueur/fiabilité

• Savoir rendre compte

• Faire preuve de souplesse et d'adaptabilité face aux calendriers et dossiers complexes

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : outils bureautiques pack Office, internet, intranet

Conditions particulières du poste : poste à moitié de temps à l'IMP site Lyon 1 et au CDHL

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.