Gestionnaire administratif (H/F) Université Claude Bernard Lyon 1

La Mission Handicap (MH), située sur le site de la Doua, accueille et accompagne environ 1400 étudiants en situation de handicap (nombre en croissance constante). Toutes les situations de handicap et de maladie reconnues par la loi de 2005 relèvent de la compétence du service. L'accompagnement proposé est individualisé et évolutif. Il concerne aussi bien les examens que les études, les stages et l'insertion professionnelle et s'étend à l'ensemble des sites géographiques et formations de l'Université Lyon 1.

Pour mener à bien ses missions, la Mission Handicap collabore avec l'ensemble des services universitaires, mais plus particulièrement avec le Service de Santé Universitaire (SSU), les équipes pédagogiques et les scolarités. Aussi, la Mission Handicap recrute et forme plus de 130 étudiants salariés, vacataires et bénévoles pour des missions d'aide humaine auprès des étudiants accompagnés. L'équipe est composée de quatre personnes, un coordinateur de l'activité physique et une Chargée de mission - Directrice.

Description du poste :

Sous l'autorité de l'assistante de direction, l'agent participe à la gestion et au suivi des examens en salle individuelle, des décisions d'aménagements d'examens, du matériel de prêt, ainsi que des contrats de travail et des fiches de mise en paiement. L'agent travaille en équipe et dans le strict respect de la confidentialité des données personnelles et médicales.

Activités principales de l'agent :

• Organiser les examens en salles individuelles ;

• Etablir et transmettre des contrats de travail

• Alimenter le tableau de suivi des contrats

• Etablir et transmettre des fiches de mise en paiement mensuelle

• Alimenter le tableau de suivi des heures des salariés

• Editer et transmettre des décisions d'aménagements d'examens

• Demander la création de comptes Webex

• Remettre et récupérer le matériel de prêt

• Alimenter le tableau de suivi du matériel de prêt

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office; TOMUSS; Intranet/Internet

Compétences attendues :

• Réaliser et alimenter des tableaux de suivi

• Établir des contrats de travail et des fiches de mise en paiement

• Travailler en autonomie au sein d'une équipe collaborative

• Gérer son activité dans un calendrier et dans un contexte de priorités fluctuantes

• Rédiger des mails factuels et précis

• Répondre au téléphone et accueillir du public

Connaissances :

• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Outlook)

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des universités en particulier

• Connaissances dans le domaine du handicap

• Notions de TOMUSS serait un plus

Savoir être :

• Faire preuve de rigueur, bienveillance, empathie et esprit d'équipe

• Rester calme et lucide face à des situations stressantes et/ou anxiogènes

• Interagir avec un public spécifique et diversifié

• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité

• S'adapter aux besoins et au fonctionnement de son interlocuteur

Poste à pouvoir dès le 02/09/2024

Le poste est ouvert aux titulaires de catégorie C

Rémunération mensuelle brute: 2039.37€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,

• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...

• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua

• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,

• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)

• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.