GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET FINANCIER F-H (183) UNIVERSITE TOULOUSE III

La personne recrutée aura pour mission de contribuer à la gestion administrative et financière d'une unité multi-tutelles (CNRS, INSERM, Université Paul Sabatier, Établissement Français du sang), au sein de l'équipe des services généraux.

1 ) Gestion administrative et financière

- Assurer la gestion administrative de l'unité en lien avec les tutelles

- Assurer le bon fonctionnement logistique de l'unité (gestion des salles de réunion, gestion des

badges d'accés et restauration collective)

- Assurer l'accueil téléphonique et physique

- Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches administratives

- Sélectionner et diffuser les informations liées à la vie de l'unité

- Assurer la mise à jours de listes de diffusion et la modération des messages en lien avec le

SSI de l'INSERM

- Assurer la gestion des documents et notes réglementaires (diffusion, archivage)

- Organiser le système d'archivage documentaire de l'unité pour répondre aux obligations

légales

- Assurer le suivi des publications de l'unité : saisie des articles acceptés dans la base de

données interne et diffusion d'articles scinetifiques de niveau recherche dans HAL

- Créer et compléter au fil de l'eau les tableaux d'indicateurs (RH, Productions scientifiques,

formation…) conformément aux besoisns de statistiques du HCERES

- Gestion financière des dépenses communes de l'unité : dépenses de fonctionnement

équipement et missions sur les outils spécifiques des tutelles.

2 ) Gestion des Ressources humaines

- Préparer les dossiers de recrutement CDD, Doctorants, Post-Doctorants, Stagiaires en lien

avec les tutelles

- Calculer les gratifications sur les outils appropriés et les mettre en paiement

- Gérer les dossiers des personnels accueillis des équipes partenaires (suivi des conventions,

alimentation base RH…)

- Assurer l'accueil des nouveaux entrants (logisitque d'accueil, informations procédures,

restauration collective, demande informatique, lien avec les AP pour la visite sécurité)

- Assurer la mise à jour des bases de données RH

- Suivre l'évolution de la réglementation RH et rédiger ou synthétiser des procédures ou

réglementation

- Assurer le suivi RGPD

3) Communication

- Assurer le lien avec le référent WEB pour la mise à jour de l'annuaire du laboratoire

- Conception et diffusion d'une newsletter

- Participer à la mise en place de la communication académique

- Appui logisitique à l'animation scientifique de l'unité : planification et organisation des missions

des invités

Connaissances :

Connaissances générales du mode de fonctionnement des administrations

publiques ;

Connaissance de l'enseignement supérieur et la recherche,

Connaissance de la gestion des ressources humaines ; techniques de communication,

Connaissance de l'environnement professionnel et des réseaux professionnels.

Savoir faire technique :

Savoir gérer et prioriser son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe/réactivité

Savoir rendre compte-Communiquer et faire preuve de pédagogie-

Mettre en œuvre des procédures et des règles-

Travailler en équipe-uiliser les logiciels spécifiques à l'activité des tutelles-qualités rédactionnelles-

Esprit d'analyse et de synthèse.

Savoirs comportementaux :

Adaptabilité aux évolutions ;

Curiosité ;

Sens de l'anticipation ;

Prise d'initiative ; Confidentialité-rigueur/fiabilité ;

Disponibilité, sens relationnel

Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

Restore (UMR 5213 UPS, CNRS, INSERM, EFS) : Cette unité transdisciplinaire est dédiée à une exploration globale de l'origine des altérations physiologiques liées à l'age afin de proposer des applications innovantes dans le domaine des gerosciences et de la réjuvénation.

Rattachement hiérachique : le ou la gestionnaire administrative est sous la responsabilité de la secrétaire générale et relève des services généraux.Restore (UMR 5213 UPS, CNRS, INSERM, EFS) : Cette unité transdisciplinaire est dédiée à une exploration globale de l'origine des altérations physiologiques liées à l'age afin de proposer des applications innovantes dans le domaine des gerosciences et de la réjuvénation.

· Catégorie du poste : B

· Corps de recrutement : TECH

· Quotité de travail : 100%

· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

· Poste ouvert Aux titulaires et contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 an

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 2

· Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 411 € + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (228 €)

· Localisation géographique : RESTORE 4Bis Hubert Curien 31100 Toulouse

Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun

• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

• Contributions à la complémentaire santé

• Subvention restauration collective

• Chèques vacances

• Service social

• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

• Activités sportives et culturelles

• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)

• Télétravail possible en fonction du poste

• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail

• Crèche

• Formations