GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF.VE Université de Rennes

Rattaché.e au responsable du pôle Espace Doctoral, vous assurerez le secrétariat et la gestion administrative de l'école doctorale Matisse (MAthématiques, Télécommunications, Informatique, Signal, Systèmes, Électronique) et la gestion de la scolarité des doctorants inscrits dans cette école.

Vos activités principales :

✓ Gestion administrative :

- appui à la préparation et au suivi des conseils et commissions de l'Ecole Doctorale (convocations, ordre du jour, compte rendu et suivi des décisions, …)

- aide à l'organisation des manifestations (journée d'accueil, séminaires, work shop) et des formations disciplinaires

- gestion et suivi des doctorants (contrat doctoral, convention de formation, comités de suivi, heures de formations, …)

- appui à la gestion des appels à projets et à la réalisation d'enquêtes

- alimentation de bases de données

✓ Gestion de la scolarité des doctorants de l'université de Rennes :

- gestion des inscriptions

- encaissement des droits d'inscriptions

- organisation et gestion des soutenances de thèse (composition des jurys, recueil des rapports, communication, procès verbaux, dépôt numérique des thèses, ...)

✓ Secrétariat :

- information et orientation des étudiants, des enseignants-chercheurs et chercheurs

- gestion des listes de diffusion

- diffusion des informations à destination des doctorants

- mise à jour du site internet de l'école doctorale

- enregistrement des sujets de thèse sur une plate-forme dédiée

- Formation et/ou expérience professionnelle en gestion administrative

- Connaissance appréciée de l'environnement de l'enseignement supérieur ou la recherche

- Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques et applicatifs de gestion

- Pratique de l'anglais

- Sens de l'accueil et de l'écoute

- Capacité à rédiger et mettre en forme des documents, comptes-rendus

- Appétence pour le travail en équipe

- Sens de l'organisation, capacité à hiérarchiser et à gérer les priorités

- Aptitude à rendre compte

- Rigueur et fiabilité

Conditions particulières d'exercice :

- Emploi localisé sur le campus universitaire de Beaulieu

Modalités de recrutement :

Poste de catégorie C (niveau Adjoint Technique/Adjoint Administratif)

- Emploi proposé en Contrat à Durée Déterminée jusqu'au 14 janvier 2025 (renouvelable)

- Calendrier :

date limite de candidature : 19 août 2024

examen des dossiers à compter du 20 aout

prise de fonctions souhaitée à compter de septembre 2024

Informations complémentaires :

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Une présentation de l'Université de Rennes, de ses valeurs et de l'environnement de travail est à votre disposition sur notre site Marque Employeur : **************************************

Service d'affectation : Direction de la Recherche et de l'Innovation (DRI)

Chargée de la mise en œuvre de la politique scientifique, la Direction de la Recherche et de l'Innovation est le lieu ressources pour toutes les questions liées à la formation doctorale, à la recherche et à la valorisation. Elle est articulée en 4 pôles : Recherche - Espace Doctoral - Gestion financière de la recherche et de l'innovation - Contrats, valorisation et innovation.

Le Pôle Espace doctoral, composé d'une équipe de 11 personnes, intègre les activités liées à la gestion administrative de 9 écoles doctorales pluri-établissements, pour l'accomplissement de leurs missions, la scolarité des doctorants (de l'ordre de 1000 inscrits à l'université) ainsi que toutes les activités liées à la formation doctorales et transversales aux écoles doctorales, ainsi qu'à l'Habilitation à Diriger des Recherche (HDR).