Gestionnaire administratif Assistance Flotte Auto (H/F) FATEC GROUP

Rattaché/e au plateau technique VL, le/la gestionnaire assistance flotte auto, aura la charge de répondre pendant les heures de bureau FATEC, aux demandes d'assistance.

Il lui appartient d'organiser le dépannage et/ou remorquage d'un véhicule en panne ou ayant subi un sinistre et d'orienter le Client dans notre réseau fournisseur agréé, en apportant une solution de mobilité si nécessaire.

Pour certain contrat, il sera demandé de répondre en marque blanche.

Être garant des prestations souscrites par le Client et de la bonne application des consignes données :

o S'assurer de l'application de nos process et du respect des engagements contractuels par notre assisteur. Assurer le suivi de ces interventions

o Prendre le relais en cas de débordement ou d'insatisfaction :

o Accueillir les appels des conducteurs ayant besoin d'assistance

o Assurer des missions d'assistance à la personne de type dépannage/remorquage, mise en place de solution de mobilité et de rapatriement

o Compléter, historiser et clôturer les dossiers des véhicules de façon appropriée dans les différents outils afin d'être en mesure d'avoir une traçabilité permanente sur le véhicule et son historique et de donner/transmettre les informations nécessaires aux clients

o Avec les équipes techniques assurer le suivi des travaux pour informer le client notamment dans le cas du suivi des VR ou solutions de mobilité mises en place.

o Assurer la prolongation des solutions de mobilité

o Assurer le suivi des solutions de mobilité et des missions d'assistance (Dépannage/Remorquage)

o Suivre les dossiers d'assistance réaliser par nos prestataires extérieurs en dehors de nos horaires d'ouverture.

o Montrer un sens du client sans faille : ne pas hésiter à conseiller, ré orienter correctement,

o Donner un état d'avancement des dossiers en cours.

o Tenir un reporting quotidien de l'activité interne comme celle de notre assisteur

Contrôler la conformité des factures par rapport aux accords donnés :

o S'assurer que la facture est conforme à la mission confiée pour que les équipes back puissent la valider.

o Alerter sur les sujets sensibles

En coopération avec :

1-Le Service Gestion Administrative : en particulier pour contribuer à la mise à jour des bases de données : remontées garages / clients concernant des immatriculations, modèles de véhicules, prestations, adresses de responsables, etc.

2- Le/la Responsable Fournisseurs : en particulier pour transmettre les demandes de création de compte pour des nouveaux fournisseurs, et pour alerter sur les dérives de comportements éventuels de loueur.

3- Le service facturation : en particulier pour contribuer au bon paiement de nos fournisseur et participer à la résolution d'éventuel litiges.

Les missions citées dans cette fiche de poste ne sont pas exhaustives et limitatives, elles sont susceptibles d'évoluer sans constituer une modification essentielle du contrat de travail.

Une Formation administrative ou relations clients (type BTS Après-Vente Automobile, GPME, NDRC...) est indispensable. Et une expérience dans un garage VL, un centre auto, une agence de location ou un assureur automobile seront un plus.

Ces dimensions vous feront réussir :

• Un vrai sens du Client

• Une aisance avec les outils informatiques (notamment Pack Office)

• Une rigueur administrative

• Une bonne communication orale et écrite

• Une capacité à travailler en équipe

• Une capacité à gérer les conflits

• Une bonne gestion du stress et maîtrise de soi

• Une expérience dans le secteur de l'assistance et /ou de l'automobile et la pratique de langue(s) étrangère(s) seront utiles.

FATEC est une société qui œuvre pour une mobilité responsable en visant le bien commun. Indépendant des loueurs, constructeurs et réseaux d'entretien, FATEC offre à ses clients une gestion complète et efficace de leur flotte de véhicules, quel que soit leur type. Avec une expertise inégalée, une connaissance approfondie de ses marchés, une croissance durable et dynamique, une transformation numérique en constante évolution et des équipes talentueuses composées de 280 Femmes et Hommes déterminés, FATEC a reçu les labels Emplitude et Great Place to Work en reconnaissance de son environnement de travail agréable.