Gestionnaire administratif H/F Université Jean Moulin Lyon 3

Contexte et missions principales :

Présentation de la structure

L'IAL (Institut des assurances de Lyon) et I'IFROSS (Institut de formation et de recherche sur les organisations sanitaires et sociales et leurs réseaux) sont deux instituts de la Faculté de Droit de l'Université Jean Moulin Lyon 3. L'IAL, créé en 1973, forme des spécialistes de haut niveau, reconnus par la profession, possédant les connaissances théoriques et pratiques, d'ordre juridique et économique, nécessaires à la résolution de toutes les questions d'assurance. Les masters mention « Droit des assurances » sont dispensés en formation initiale et en formation continue. L'IAL gère également la Licence professionnelle « Chargé de Compte Souscripteur en Assurance » en partenariat avec l'IFPASS (l'Institut de Formation de la Profession de l'Assurance). L'effectif de l'IAL est composé de 8 enseignants-chercheurs titulaires et associés et d'1 gestionnaire administrative.

Le poste de gestionnaire administratif est à pourvoir à 70% au sein de l'IAL

Votre mission

Gestion administrative et financière de l'Institut, gestion de la scolarité, relations avec le milieu professionnel, documentation et aide aux étudiants pour leurs travaux.

Accueil/Information

o Accueillir, informer et orienter les étudiants et futurs étudiants

o Accueillir, informer et orienter les intervenants, les professionnels et les partenaires

Gestion de scolarité

o Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la publication des résultats

o Gérer les plannings et les examens

o Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de candidatures et d'inscriptions administratives

o Contribuer à la gestion des contrats d'alternance et de formation continue

Soutien logistique et communication

o Contribuer à l'animation des réseaux sociaux des instituts

o Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs

o Organiser les déplacements des enseignants et intervenant des instituts

o Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations des instituts

o Gérer la bibliothèque

Écosystème de travail

Au sein de l'IAL, vous serez amené(e) à travailler sous la supervision directe de la direction et en lien fonctionnel avec la gestionnaire administrative.

Vous collaborerez également de façon étroite avec les services administratifs de la Faculté de Droit et avec les services centraux de l'Université Jean Moulin Lyon 3.

Compétences opérationnelles et comportementales :

- Rigueur, réactivité et flexibilité

- Capacité d'écoute et de prise en compte des demandes des différents interlocuteurs

- Capacité à travailler en équipe

- Sens de l'organisation et capacité de gestion des priorités

- Bonne capacité rédactionnelle

- Intérêt pour l'environnement académique

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac (une formation dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion administrative constituerait un atout)
Expérience souhaitée : 1 an minimum

Connaissance et outils :

- Savoir rédiger, s'exprimer oralement et prendre part à des réunions.

- Maîtriser l'outil informatique Word, Excel, Powerpoint, etc.)

- Scolins / GDM / SIFAC (des formations sont prévues à la prise de poste)

- Savoir servir d'intermédiaire entre les enseignants et les étudiants

Autour du poste :

Savoir faire preuve d'une certaine souplesse au niveau des horaires et se rendre disponible dans le cadre des manifestations de l'institut.

Service recruteur : Faculté de droit - IAL

Date de prise de poste : 2 septembre 2024

Localisation du poste : IAL, 7 rue Chevreul 69007 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 26h - 70%

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1920€ + négociable selon expérience + primes annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 35,5 jours ouvrés de congés par an (pour un contrat à 70%)
• Télétravail jusqu'à 1 jour par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

ATTENTION : l'établissement sera fermé du 20 juillet au 20 août compris.

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du DUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.