Chargé(e) de Gestion Administrative / Back-office PHARMACOS

Pour accompagner notre développement, nous recrutons un(e) apprenti(e) en Gestion de l'administration / back office. Directement rattaché(e) au Directeur de l'entreprise, vous participerez à la gestion globale de divers sujets administratifs. A ce titre, vous interviendrez sur les sujets suivants :

Gestion du back-office

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion du courrier
• Gestion de la documentation juridique (Kbis, statut…)
• Administration de la plateforme de déplacement des collaborateurs
• Gestion des commandes, demande de devis et suivi des stocks de fournitures de bureau, EPI, consommables de la structure, mobilier, équipements informatiques
• Gestion et suivi des contrats en lien avec les locaux : climatisation, extincteurs, téléphonie, nettoyage, assurances, énergie…
• Gestion documentaire des systèmes qualité et HSE (rédaction des procédures, mise à jour des documents…)
• Elaboration de tableaux de gestion
• Administration de l'IT (accès, droits…)

Gestion du parc automobile :

• Prise en charge des demandes de véhicules de service et/ou de fonction et leur commande
• Suivi administratif des véhicules (contrôle technique, révision …)
• Suivi des livraisons et restitutions des véhicules
• Gestion des cartes carburant
• Traitement des sinistres
• Respect des procédures internes (charte véhicule…)
• Interface entre les différents interlocuteurs internes (Consultants, Managers et Direction) et externes (réparateurs, loueurs, assurances, etc.)
• Reporting (suivi des kms)
• Gestion des contrats d'assurance (consultation, comparatif, administratif…)
• Elaboration de tableaux de gestion

Cette liste n'est pas exhaustive.

• Vous êtes organisé(e), méthodique et autonome
• Vous avez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Vous aimez le travail bien fait
• Vous êtes proactif et en veille permanente
• Vous savez travailler en équipe et accessoirement, vous aimez ça !ROFIL DU CANDIDAT

Pour résumer, nous recherchons une personne sympa, agréable et humble ayant envie d'apprendre et de connaitre différents sujets liés à l'administration d'une entreprise.

Il est important qu'elle soit curieuse, ouverte et impliquée dans son travail avec un intérêt pour le travail d'équipe, qu'elle soit force de proposition dans son travail tout en étant capable d'intégrer les contraintes des autres. Enfin, la rigueur et l'organisation sont importantes.

Pharmacos est une entreprise de 77 personnes aujourd'hui, spécialisée dans le conseil et l'ingénierie pour les biotechnologies, les industries pharmaceutiques, cosmétiques et les dispositifs médicaux. Créée en 2007, elle accompagne ses clients dans leurs projets stratégiques : de l'analyse de leurs besoins, en passant par les études qui en découlent, jusqu'à la réalisation et la formation opérationnelle de leurs équipes.