[Faculté de Médecine Lyon Est] Gestionnaire de scolarité 1er cycle en études médicales Université Claude Bernard Lyon 1

L'agent a pour mission de suivre et de gérer le parcours universitaire des étudiants inscrits en troisième année des études médicales FGSM3 et participera à toute activité transversale du service ou de la Faculté.

- Accueil, accompagnement et suivi avec bienveillance de chaque étudiant tout au long de son année de formation - Organisation de la réunion de pré-rentrée des étudiants.

- Soutien aux équipes pédagogiques chargées des UE - Réalisation des inscriptions administratives pour les situations particulières - Inscriptions pédagogiques de l'étudiant aux UE suivies.

- Planification des enseignements et des examens en lien avec les équipes techniques sur le site et les enseignants.

- Contrôle l'assiduité des étudiants. - Fiabilisations, SISE.

- Diffusion sur Moodle des informations relatives au parcours pour informer les étudiants.

- Participation à l'organisation et à la gestion des examens.

- Saisie des épreuves d'examens sur la plateforme dédiée.

- Import, saisie et contrôle des notes et des résultats.

- Convocations des jurys.

- Constitution et édition des PV des jurys.

- Aide à l'organisation du Service Sanitaire en lien avec le service de gestion du SSES du Département de Biologie Humaine.

Ces activités peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins et du projet de Service défini par la responsable.

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES

ACTIVITÉS

-Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
-Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
-Retranscrire des informations orales à l'écrit
-Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
-Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
-Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
-Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
-Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
-Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
-Classer et archiver des documents
-Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes

CONNAISSANCES

-Environnement et réseaux professionnels : expert
-Techniques d'élaboration de documents : maîtrise
-Techniques d'accueil téléphonique et physique maîtrise 3 Culture internet maîtrise
-Techniques de communication : maîtrise
-Utiliser les outils informatiques du domaine : maîtrise
-Utiliser les outils bureautiques maîtrise

CONNAISSANCES COMPORTEMENTALES

-Sens de l'organisation
-Réactivité
-Sens relationnel
-Aptitude au travail en équipe
-Rigueur
-Discrétion

COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES

-Accueillir et prendre des messages maîtrise
-Accueillir les populations concernées maîtrise
-Enregistrer et classer les documents maîtrise
-Rédiger des rapports ou des documents maîtrise
-Savoir rendre compte maîtrise
-Travailler en équipe maîtrise
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité maîtrise
-Utiliser les outils bureautiques maîtrise
-Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures maîtrise
-Réglementation applicable aux différentes catégories d'étudiants (inscriptions, cursus, bourses)

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.